Với hình thức này đã đem lại rất nhiều thuận lợi cho người sử dụng. Bạn đọc được vào kho tiếp cận trực tiếp với tài liệu và tự lựa chọn tài liệu cần thiết, không phải thông qua thủ thư như kho kín nên không mất thời gian tra tìm tài liệu. Mặc dù còn có những nhược điểm như dễ mất tài liệu, vị trí tài liệu trên giá dễ bị xáo trộn, tốn nhiều diện tích kho... song với ưu điểm nêu trên hình thức tổ chức kho mở rất phù hợp với hoạt động của thư viện ngày nay.

1. Thực trạng phòng tra cứu, báo - tạp chí - Phòng PVBĐ chung

Vốn tài liệu

Phòng tra cứu, báo - tạp chí thuộc phòng Phục vụ Bạn đọc Chung được đưa vào hoạt động từ năm học 2000 - 2001. Đây là phòng Phục vụ theo hình thức kho mở đầu tiên của Trung tâm, với tài liệu ban đầu còn ít như: 447 sách tiếng Việt; 317 sách tiếng La tinh; 382 sách tiếng Nga cùng với hơn một trăm loại tạp chí (cả tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Trung Quốc...) và hơn 50 loại báo. Cho đến nay, trong quá trình hoạt động, Phòng đã được bổ sung một số lượng lớn sách, báo, tạp chí. Qua thống kê các năm cho thấy:

Tuy nhiên, so với thời điểm ban đầu, thì vốn tài liệu hiện tại tuy khá phong phú nhưng cũng chưa đáp ứng được so với nhu cầu tìm kiếm thông tin ngày càng cao của bạn đọc.

Từ năm 2005, ngoài luận văn, luận án, Phòng còn đưa vào phục vụ các đề tài nghiên cứu khoa học của ĐHQGHN. Đây là những loại tài liệu có giá trị khoa học được bạn đọc trong và ngoài ĐHQGHN sử dụng với tần suất cao.

Sách - Linh hồn của thư viện. Ảnh: BTuấn

Ngoài sách tra cứu, báo, tạp chí được bổ sung theo kế hoạch hàng năm của Trung tâm, bạn đọc còn được tiếp xúc với nhiều loại tạp chí có giá trị được cung cấp từ nguồn trao đổi, tặng biếu từ các tổ chức trong và ngoài nước (gần 70 loại). Đặc biệt, nguồn từ tạp chí Quỹ FORD với 45 loại 330 cuốn đã làm phong phú thêm kho tài liệu, đáp ứng được nhu cầu của đông đảo bạn đọc.

Để tăng hiệu quả tần suất sử dụng và tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc, những loại tạp chí lưu của các năm trước phục vụ theo hình thức kho kín (gây khó khăn cho bạn đọc) thì đến giữa năm 2006, dựa trên nhu cầu thực tế của bạn đọc, phòng đã lựa chọn lập danh mục, yêu cầu đóng thành quyển bìa cứng theo từng năm và đưa ra phục vụ theo hình thức kho mở, giúp bạn đọc tự tìm kiếm thông tin nhanh nhất, thuận lợi nhất.

Cơ sở vật chất

Phòng được trang bị cơ sở vật chất tương đối khang trang, rộng rãi với diện tích gần 300m2, cùng hệ thống máy tính tra cứu, đèn chiếu sáng, điều hòa, quạt... tạo một không gian thông thoáng cho việc nghiên cứu, học tập của cán bộ và sinh viên trong và ngoài ĐHQGHN, điều đó đã thu hút bạn đọc tới thư viện ngày càng nhiều. Để đảm bảo cho hoạt động của kho tài liệu mở, ngoài những trang thiết bị như giá kệ, bàn ghế… Trung tâm đã trang bị cho phòng hệ thống thiết bị an ninh như: camera, thanh từ, mã vạch…đồng thời thường xuyên nâng cấp hệ thống máy tính tra cứu, máy tính làm việc của thủ thư, hệ thống chiếu sáng khẩn cấp… tạo điều kiện tối ưu nhất cho bạn đọc.

Nhân sự:

Hiện tại, phòng gồm 4 cán bộ, trong quá trình làm việc phải tự học hỏi, tích lũy kinh nghiệm, đồng thời tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ thư viện ngắn hạn do Trung tâm tổ chức nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu công việc. Hơn nữa, cùng với xu hướng phát triển chung trong lĩnh vực hoạt động thông tin- thư viện, hình thức phục vụ kho mở là hình thức tiên tiến đem lại nhiều thuận lợi cho người sử dụng song đòi hỏi người cán bộ thủ thư phải có chuyên môn nghiệp vụ thư viện cao, biết sắp xếp tổ chức kho tài liệu theo môn loại khoa học, phải nắm vững bảng phân loại mà Trung tâm đang áp dụng (bảng phân loại DDC), có kiến thức về công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các phương tiện kỹ thuật hiện đại của phòng; có khả năng phân tích, tổng hợp các nguồn thông tin, biết tư vấn, hướng dẫn thông tin cho bạn đọc… Điều đó đòi hỏi, cán bộ của phòng phải không ngừng học tập nâng cao trình độ chuyên môn.

Để đáp ứng nhu cầu sử dụng thư viện của bạn đọc, thực hiện chủ trương của Ban Giám đốc Trung tâm, phòng là đơn vị đầu tiên khắc phục mọi khó khăn tiến hành tổ chức làm ca tăng giờ (từ 7 giờ 30 - 20 giờ hàng ngày). Việc làm này đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho đông đảo bạn đọc, giảm bớt một lượng kinh phí đáng kể cho việc làm ngoài giờ của Trung tâm.

Hiệu quả phục vụ:

Cùng với sự phong phú của vốn tài liệu, sự ân cần hòa nhã của cán bộ thủ thư, cơ sở vật chất khang trang hiện đại, tiện ích của phương thức phục vụ kho mở…đã thu hút bạn đọc đến thư viện ngày càng đông. Nếu như năm học 2000-2001 chỉ có 13.400 lượt bạn đọc thì con số này đến năm học 2005 - 2006 là 42.012 lượt, tăng ≈ 300% lượt bạn đọc. Trong đó, bạn đọc Trường ĐH Ngoại ngữ - ĐHQGHN chiếm 27,5%; Khoa Kinh tế 22%, tiếp đến là bạn đọc Khoa Luật 21,5%; Trường ĐH Công nghệ là 20% và 9% là bạn đọc các đơn vị khác.

Phòng đọc lý tưởng với kho sách mở. Ảnh: Tùng Anh

Tần suất sử dụng tài liệu cũng tăng không ngừng: Năm học 2000-2001 tính chung là 53.600 lượt tài liệu (không kể số lượt báo, tạp chí), thì đến năm học 2005-2006 là 153.600 lượt, trong đó số lượng sách tra cứu là 89.260 lượt, luận văn là 51.400 lượt, đề tài nghiên cứu khoa học là 7.600 lượt, sách lưu chiểu là 5.340 lượt. Ngoài những tài liệu tiếng Nga (được chuyển từ khu vực Thượng Đình về), hầu hết các tài liệu được bổ sung trong thời gian qua đều đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc, đặc biệt là các tài liệu chất xám như luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học được bạn đọc rất quan tâm. Bên cạnh đó, số lượt quay vòng của các loại báo, tạp chí cũng rất cao. Chỉ tính riêng tháng 10/2006 đã có 4.127 lượt bạn đọc sử dụng 42.098 lượt báo, tạp chí.

2. Những khó khăn và thuận lợi

Thuận lợi

- Cơ sở vật chất trang thiết bị đã được đầu tư, xây dựng. Đặc biệt qua Dự án Giáo dục Đại học, Phòng đã có được một cơ sở vật chất và trang thiết bị tương đối hiện đại đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc.

- Các nguồn tài liệu bổ sung cho phòng cũng tăng đáng kể. Việc bổ sung các tài liệu chất xám như luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học cũng đảm bảo thường xuyên. Điều này làm đầy đủ và phong phú cho kho tài liệu của phòng.

- Phương thức phục vụ theo hình thức kho mở giúp bạn đọc khai thác tối đa kho tài liệu, tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin, tạo cho bạn đọc cảm giác thoải mái khi đến thư viện.

- Đội ngũ cán bộ của phòng trẻ, có trình độ. Có khả năng nắm bắt nhanh sự phát triển của khoa học kỹ thuật, biết sử dụng thành thạo các trang thiết bị của phòng, có tinh thần thái độ phục vụ nhiệt tình, biết tư vấn, hướng dẫn thông tin cho bạn đọc.

Khó khăn

Là đơn vị đầu tiên của Trung tâm áp dụng phương thức phục vụ kho mở, do vậy phòng còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình phục vụ như:

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng cho yêu cầu của một kho mở còn chưa đầy đủ và đồng bộ: cổng từ còn chưa được đặt tại cửa ra vào của phòng, hệ thống camera giám sát và hệ thống máy tính phục vụ cho việc tra cứu của bạn đọc chưa được nâng cấp… gây khó khăn cho thủ thư trong quá trình quản lý tài liệu.

- Vốn tài liệu: mặc dù được bổ sung hàng năm nhưng vẫn chưa đồng đều, do vậy vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu của các đối tượng bạn đọc. Các ấn phẩm định kỳ nhiều khi còn bổ sung chậm, không đảm bảo tính cập nhật của thông tin.

- Trình độ ngoại ngữ của cán bộ trong phòng còn hạn chế, nên chưa đáp ứng được nhu cầu của một thư viện hiện đại.

- Kỹ năng sử dụng thư viện của các đối tượng bạn đọc không đồng đều, bên cạnh đó ý thức của một số bạn đọc chưa cao. Điều này làm ảnh hưởng đến hiệu quả phục vụ của phòng, cán bộ của phòng phải dành nhiều thời gian trong việc kiểm tra, quan sát, sắp xếp lại trật tự kho sách

3. Một số giải pháp

Về vấn đề nhân sự:

Để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, Trung tâm cần phải thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng. Ngoài ra, cán bộ thủ thư phải tự học hỏi nâng cao trình độ về tin học, ngoại ngữ đáp ứng nhu cầu phát triển của thư viện hiện đại, hướng tới một phong cách phục vụ chuyên nghiệp (về kiến thức, tinh thần, thái độ phục vụ), luôn là người hướng dẫn, giúp bạn đọc tìm kiếm thông tin.

Cần phải có một cán bộ chuyên trách trong việc sắp xếp kho tài liệu, vì trong quá trình tìm kiếm thông tin, tài liệu trong kho luôn bị xáo trộn, để sai vị trí gây khó khăn cho những bạn đọc khác.

Phòng đọc Mễ Trì. Ảnh: Minh Trí

Về bạn đọc:

Cần phải thường xuyên nâng cao kỹ năng sử dụng thư viện và ý thức của bạn đọc trong quá trình tìm kiếm thông tin.

Về vốn tài liệu:

- Đối với bất kỳ loại hình thư viện nào thì vốn tài liệu cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Do nguồn kinh phí còn hạn hẹp nên không thể bổ sung được tất cả những ấn phẩm được xuất bản, để tránh tình trạng lãng phí do bổ sung tài liệu không đúng nhu cầu, trong khi những tài liệu bạn đọc cần lại thiếu, cán bộ của phòng nên ghi nhận lại những loại tài liệu mà bạn đọc tìm kiếm nhiều nhất, gửi yêu cầu về bộ phận bổ sung, nhằm bổ sung tài liệu một cách sát thực, phù hợp với nhu cầu thực tế, tránh lãng phí, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ.

- Trong quá trình bổ sung tài liệu, ngoài việc điều tra nhu cầu tài liệu từ các cán bộ giảng dạy tại các trường, các khoa, các viện, các trung tâm nghiên cứu trực thuộc ĐHQGHN, phòng Bổ sung nên thường xuyên thăm dò nhu cầu tài liệu của bạn đọc tại các phòng đọc. Điều đó sẽ giúp cho công tác bổ sung tài liệu chính xác hơn, nhất là đối với một phòng tra cứu, do tính chất đòi hỏi nguồn tài liệu phải được nâng cao, cập nhật đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.

- Đa dạng hóa các dịch vụ thông tin - thư viện như: dịch vụ hỏi - đáp trực tiếp với bạn đọc; dịch vụ tìm tin theo chủ đề; nâng cấp thông tin dưới dạng thư mục ...

- Trong qua trình phục vụ, cùng với việc bổ sung tài liệu mới cũng cần phải tiến hành thanh lọc tài liệu cũ, lạc hậu, đặc biệt là tài liệu tiếng Nga, báo, tạp chí không đúng chuyên ngành để thanh lý, mở rộng diện tích kho cho việc bổ sung tài liệu mới.

Về cơ sở vật chất:

- Cần phải được trang bị đồng bộ như hệ thống máy tính tra cứu để phục vụ tốt cho việc tra cứu thông tin của bạn đọc.

- Nâng cấp hệ thống an ninh kho sách: Camera (phải được đảm bảo hoạt động thường xuyên), cổng từ cần được lắp đặt ngay tại cửa ra vào của phòng.

- Cần trang bị hệ thống mắc áo cho sinh viên để áo khoác vào mùa đông, tránh tình trạng giấu tài liệu trong người gây thất thoát tài liệu.

Kết luận

Chúng tôi tin rằng, với khẩu hiệu “Tất cả vì bạn đọc”, những gì Trung tâm Thông tin - Thư viện, trong đó có Phòng tra cứu, báo - tạp chí. Phòng PVBĐ Chung đã làm trong 10 năm qua, sẽ làm trong thời gian tới đều nhằm mục đích nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, góp phần vào mục tiêu đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao của Đại học Quốc gia Hà Nội.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tổng quan Khoa học Thông tin và Thư viện/ - Nguyễn Minh Hiệp - Tp. HCM: ĐHQG, 2001. 179 tr.

2. Kỷ yếu Hội thảo Khoa học và thực tiễn hoạt động Thông tin - Thư viện. - H. : 2002

3. Vũ Văn Sơn. Tổ chức kho mở. - Đề cương bài giảng tập huấn nghiệp vụ Thư viện.

4. Lê Văn Viết - Cẩm nang nghề thư viện. H.: VHTT, 2000.