Nhận thức được vấn đề trên, trong suốt những năm qua, công tác lưu trữ nói chung, trong đó có vấn đề đào tạo cán bộ lưu trữ ở trình độ cao luôn được nhà nước Việt Nam quan tâm, chú trọng.Trong 20 năm đầu (từ 1945-1965), do điều kiện chiến tranh, Việt Nam chưa thành lập được các cơ sở đào tạo chuyên nghiệp. Thời gian này, Nhà nước ta đã cử một số cán bộ sang học tập kinh nghiệm tại Trung Quốc và Liên Xô cũ, sau đó về đào tạo lại cho cán bộ lưu trữ các cơ quan. Tuy nhiên, đây chỉ là giải pháp tình thế, vì công tác lưu trữ đòi hỏi cần phải có những chuyên viên có trình độ cao. Chính vì vậy, ngày 17-5-1967, Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) đã ký văn bản số 733/ KH về việc cho phép mở ngành đào tạo về Lưu trữ học (do Bộ môn Lưu trữ - Lịch sử đảm nhận), đặt tại Khoa lịch sử - Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội. Văn bản này là dấu mốc quan trọng thể hiện sự quan tâm của nhà nước đối với vấn đề đào tạo các chuyên viên lưu trữ bậc đại học ở Việt Nam.

Vào những năm 90 của thế kỷ XX, công cuộc đổi mới ở Việt Nam đã đạt được những thành tựu nhất định, tạo ra những nhu cầu và cơ hội mới cho việc đào tạo các chuyên viên lưu trữ ở bậc đại học. Đáp ứng đòi hỏi của tình hình mới, ngày 20-6-1996, Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đã ký Quyết định số 343/ TCCB về việc thành lập Khoa Văn thư và Lưu trữ học trực thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Đến năm 1997 Khoa được đổi tên là Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Từ khi trở thành một khoa độc lập, quy mô và chất lượng đào tạo các chuyên viên lưu trữ ở bậc đại học đã có những chuyển biến vượt bậc so với giai đoạn trước. Năm 1998, Bộ Giáo dục và Đào tạo lại cho phép Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng -Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đào tạo chuyên viên lưu trữ bậc thạc sĩ. Hiện nay Khoa đang hoàn thành dự án đề nghị Trường và Đại học Quốc gia cho phép đảm nhận nhiệm vụ đào tạo chuyên viên lưu trữ bậc tiến sĩ.

Nhân dịp kỷ niệm bốn mươi năm đào tạo cán bộ lưu trữ bậc đại học ở Việt Nam, chúng ta cần đánh giá những kết quả đã đạt được, dự báo nhu cầu xã hội để có thể rút ra những kinh nghiệm cần thiết và tìm kiếm giải pháp cho hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của Khoa trong thời gian tới.

I. Nhìn lại và đánh giá

1.1. Về đối tượng, quy mô và hình thức đào tạo

Trong giai đoạn đầu (1967-1996), đối tượng đào tạo chủ yếu là những học sinh tốt nghiệp phổ thông, được tuyển chọn qua kỳ thi quốc gia. Trong thời gian này, do đặt trong Khoa Lịch sử, nên số lượng tuyển vào ngành Lưu trữ chỉ khoảng 15-20 sinh viên mỗi năm. Các sinh viên được đào tạo theo hình thức chính quy tập trung, thời hạn 4 năm. Cho đến những năm 90 của thế kỷ XX, trường Đại học Tổng hợp mở thêm hệ đào tạo theo hình thức tại chức. Các sinh viên được tuyển chọn từ những cán bộ đang làm công tác văn thư- lưu trữ ở các cơ quan trung ương và địa phương. Những khoá đầu tiên số lượng chưa nhiều (khoảng 30- 40 người), nhưng nhu cầu và số lượng những năm sau ngày càng tăng ⁽¹⁾

Từ năm 1996 đến nay, sau khi trở thành khoa độc lập, quy mô đào tạo của khoa ngày càng tăng. Đối tượng sinh viên chính quy được tuyển vào khoa hàng năm khoảng 70- 80 người (gấp 3- 4 lần so với trước). Hình thức đào tạo tại chức vẫn tiếp tục được duy trì và phát triển. Những năm trước, số lượng sinh viên tại chức có lúc lên đến hơn 200 người/ một khoá. Nhưng những năm gần đây, theo chủ trương chung, số lượng đào tạo tại chức giảm xuống chỉ còn 70- 80 sinh viên / khoá học. Để tạo điều kiện cho các cán bộ lưu trữ ở các địa phương có điều kiện theo học, ngoài việc mở các lớp tại Hà Nội, trong những năm gần đây, khoa còn mở một số khoá đào tạo tại các tỉnh miền Trung và miền Nam ⁽²⁾

Đối với bậc cao học, đối tượng tuyển chọn là các sinh viên tốt nghiệp đại học loại khá. Hình thức đào tạo chủ yếu là chính quy, thời gian đào tạo 3 năm. Từ năm 1998 đến nay, quy mô đào tạo cao học chưa nhiều, mỗi năm chỉ tuyển từ 15-20 học viên ⁽³⁾

Như vậy có thể thấy, đối tượng đào tạo của khoa gồm hai loại : Học sinh tốt nghiệp phổ thông và cán bộ hiện đang làm công tác văn thư- lưu trữ ở các cơ quan trung ương và địa phương. Việc tuyển sinh hai đối tượng trên với quy mô như hiện nay theo chúng tôi là hợp lý. Tuy nhiên, trong khoảng 3- 4 năm trở lại đây, trong số các học viên tại chức, có một số người chỉ vừa tốt nghiệp phổ thông sau 2 năm. Có những lớp tại chức, số lượng này chiếm tới hơn 2/3. Tuy chưa đi làm, nhưng bằng nhiều cách, đa số họ đều có xác nhận là nhân viên hoặc là cán bộ của một cơ quan. Đối với những học viên này, việc dự thi và theo học tại chức chỉ là giải pháp tình thế (thường là không thi đỗ trong đợt tuyển sinh hệ chính quy), nên tâm lý học tập không ổn định, kiến thức thực tế hầu như chưa có. Điều này đã ảnh hưởng không tốt đến chất lượng đào tạo của các lớp tại chức.

1.2 Về nội dung, chương trình và phương pháp đào tạo

* Nội dung, chương trình

Trong 30 năm (từ 1967-1996), do ngành lưu trữ còn đặt trong Khoa Lịch sử, nên chương trình và nội dung đào tạo chủ yếu được cấu trúc theo công thức 2,5+1,5 (gồm 8 học kỳ). Theo công thức này, 5 học kỳ đầu các sinh viên được trang bị những kiến thức về khoa học lịch sử, 3 học kỳ sau mới học các môn chuyên ngành về lưu trữ học). Sang đầu những năm 90, do nhu cầu ngày càng cao của thị trường lao động, do đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệm, nên chương trình đào tạo được cải tiến và xây dựng theo công thức 2+2 (tức là 2 năm đầu học các môn thuộc Khoa học lịch sử, 2 năm sau học chuyên các môn về lưu trữ học). Sự thay đổi này đã tạo điều kiện để khoa bổ sung thêm vào chương trình một số môn học mới chuyên sâu về lưu trữ, đồng thời tăng thêm thời gian thực tập của sinh viên ⁽⁴⁾.

Trong 10 năm trở lại đây(1996-2006), khi đã thành khoa độc lập, chương trình đào tạo đã được cấu trúc theo công thức 1,5 + 2,5. Trong thời gian này, chương trình được xây dựng theo hướng giành nhiều thời gian cho các môn chuyên ngành và tăng thời gian thực tập thực tế, cụ thể như sau ⁽⁵⁾:

- Trong 3 học kỳ đầu, các sinh viên được trang bị những kiến thức chung có tính chất nền tảng bắt buộc đối với tất cả các sinh viên thuộc khối xã hội- nhân văn, bao gồm các môn như : Triết học, Kinh tế học, Logic học, Lịch sử Việt nam, Lịch sử thế giới, Văn học, Tâm lý học, Xã hội học, Văn hoá học, Giáo dục học...

- Trong 5 học kỳ tiếp theo, các sinh viên được trang bị những kiến thức chuyên môn, bao gồm 3 nhóm chính sau đây:

+ Nhóm kiến thức cơ sở và nghiệp vụ hành chính văn phòng, gồm một số môn học cơ bản như : Hành chính học đại cương, Lịch sử Nhà nước và pháp luật Việt Nam, Quản trị văn phòng, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Tin học văn phòng...

+ Nhóm kiến thức chuyên ngành về văn bản và công tác văn thư, gồm các môn học cơ bản như : Tổ chức và quản lý công tác văn thư, văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ (trước khi nộp vào lưu trữ).

+ Nhóm kiến thức chuyên ngành về lưu trữ học, bao gồm các môn học cơ bản như : Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ, thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ, phân loại khoa học tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ... Sinh viên được trang bị kiến thức về tổ chức lưu trữ đối với các loại hình tài liệu khác nhau như: tài liệu quản lý hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn và gần đây là các tài liệu điện tử.

Trong chương trình đào tạo, ngoài các môn bắt buộc còn có các môn học tự chọn để phù hợp với nhu cầu của người học. Căn cứ vào tính chất và đặc điểm của loại hình cơ quan nơi người học đang làm việc hoặc có nguyện vọng về làm việc sau khi ra trường, sinh viên có thể lựa chọn các môn như : Tổ chức công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước, tổ chức công tác lưu trữ trong các tổ chức xã hội, tổ chức công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp...Ngoài ra, trong chương trình đào tạo còn có một số môn học bổ trợ như :Lịch sử lưu trữ Việt Nam, Sử liệu học, Lưu trữ tài liệu Hán-Nôm...

Hiện nay, theo chủ trương của Đại học Quốc gia, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đang triển khai việc chuyển đổi chương trình đào tạo từ hình thức niên chế sang hình thức tín chỉ. Vừa qua, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã nghiên cứu và chỉnh sửa, bổ sung thêm một số môn học trong chương trình đào tạo cho phù hợp với yêu cầu mới.

Như vậy, 40 năm qua, chương trình đào tạo cán bộ lưu trữ bậc đại học đã có nhiều thay đổi theo hướng tăng về số lượng các môn học và thời lượng, bổ sung nhiều môn học mới để phù hợp với yêu cầu và mục tiêu đào tạo của các thời kỳ. Chương trình đào tạo trên đây được thiết kế nhằm tạo mặt bằng kiến thức tương đối rộng để sau khi ra trường sinh viên có điều kiện và nhiều cơ hội tìm kiếm việc làm, thuận lợi khi chuyển đổi nghề nghiệp. Đồng thời chương trình cũng hướng tới việc cung cấp những kiến thức chuyên sâu về lưu trữ học để sau khi ra trường nếu vận dụng tốt kiến thức vào thực tiễn, họ có thể trở thành những chuyên gia trong lĩnh vực lưu trữ. Mặc dầu vậy, do phải thay đổi theo yêu cầu của từng thời kỳ, nên có những môn học được thiết kế trong các giai đoạn trước, đến nay tuy không còn phù hợp, nhưng vẫn chưa được thay đổi. Rất nhiều môn học mới đang cần bổ sung vào chương trình, nhưng cần có thời gian chuẩn bị. Ngay trong những môn học cơ bản và truyền thống của lưu trữ học (Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ; Phân loại và xác định giá trị tài liệu lưu trữ; Phương pháp và kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ...), một số nội dung cũng cần được nghiên cứu, bổ khuyết về mặt lý thuyết.

* Phương pháp đào tạo

Trong những năm trước đây, phương pháp đào tạo chủ yếu là giảng viên thuyết trình kết hợp với việc hướng dẫn sinh viên đọc tài liệu tham khảo và thảo luận trên lớp. Cuối năm thứ 3 và năm thứ 4 sinh viên sẽ được bố trí thực tập tại các lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp. Thời gian này việc thực hành các nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ ngay tại trường gặp nhiều khó khăn. Phương tiện giảng dạy của giáo viên còn rất đơn giản. Vì thế, việc tiếp thu các kiến thức về nghiệp vụ lưu trữ đối với sinh viên chưa qua thời gian làm việc thực tế gặp nhiều khó khăn.

Những năm gần đây, sự phát triển kinh tế- xã hội ở Việt Nam đã tác động và tạo ra những chuyển biến lớn trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Vấn đề đổi mới phương pháp đã được đặt ra đối với tất cả các cơ sở đào tạo. Phương pháp đào tạo lấy người học làm trung tâm đã và đang được áp dụng từng bước ở Việt Nam. Số thời gian thuyết trình của giảng viên đã giảm đáng kể. Thay vào đó, thời gian đọc tài liệu, thực hành và thảo luận của sinh viên được tăng lên. Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã phối hợp để xây dựng các cơ sở thực hành thường xuyên cho sinh viên tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.Trong giờ thuyết trình, giảng viên đã sử dụng các phương tiện trình chiếu để sinh viên dễ hình dung các thao tác về nghiệp vụ lưu trữ thông qua hình ảnh trực quan. Giáo trình và tài liệu tham khảo đã được biên soạn và cập nhật thường xuyên. Nhiều giáo trình, tài liệu về lưu trữ của các trường đại học, các viện nghiên cứu nước ngoài cũng đã được bổ sung để sinh viên tham khảo. Phương pháp kiểm tra, đánh giá kết quả học tập không chỉ có hình thức tự luận như trước mà có cả hình thức vấn đáp và trắc nghiệm. Ngoài giờ lý thuyết trên giảng đường, các sinh viên còn được hướng dẫn thực hành chuyên môn tại khoa, tại phòng lưu trữ của trường và một số trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ địa phương.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng nếu nghiêm túc đánh giá, chúng ta có thể thấy phương pháp đào tạo cán bộ lưu trữ ở bậc đại học và sau đại học vẫn đang còn nhiều vấn đề bất cập. Giảng viên vẫn nặng về thuyết trình, thiên về cung cấp kiến thức lý luận, nên thời gian học lý thuyết chiếm phần lớn thời lượng giành cho môn học. Trong khi đó, phương thức đào tạo theo hướng giới thiệu những nội dung chính và cung cấp cho sinh viên những phương pháp cơ bản để nghiên cứu, tiếp cận các vấn đề lý luận và thực tiễn về lưu trữ học lại chưa được nhiều giáo viên quan tâm áp dụng. Chính vì vậy, một số giờ giảng chưa có sức hấp dẫn đối với sinh viên. Không ít sinh viên của khoa khi ra trường thường có tác phong thụ động, thiếu tính sáng tạo, năng động trong thực thi nhiệm vụ.

1.3 Kết quả và chất lượng đào tạo qua đánh giá của các nhà tuyển dụng

Trong 40 năm qua, theo số liệu thống kê tương đối, Trường Đại học Tổng hợp trước đây và Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn hiện nay đã đào tạo được hơn 2000 cán bộ lưu trữ có trình độ đại học (bao gồm cả chính quy và tại chức) và khoảng 50 cán bộ lưu trữ có trình độ thạc sĩ. Đây là nguồn nhân lực chất lượng cao, cung cấp cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp. Những năm trước đây, do điều kiện chiến tranh nên công tác lưu trữ chưa được đầu tư nhiều, vì thế một số sinh viên ra trường không được bố trí làm việc đúng chuyên môn. Nhưng trong những thập niên gần đây, mặc dù số lượng sinh viên được đào tạo tăng lên, nhưng các cử nhân lưu trữ khi ra trường hầu hết được tuyển dụng vào làm việc đúng chuyên môn tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Trước đây do số lượng đào tạo ít, nên chỉ đủ cung cấp cho lưu trữ các Bộ, các cơ quan trung ương. Những năm gần đây, sinh viên ra trường đã được tuyển dụng và bổ sung về các lưu trữ ở cấp tỉnh, huyện và đặc biệt rất nhiều sinh viên đã được tuyển dụng vào làm việc tại các doanh nghiệp. Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã và đang trở thành địa chỉ đáng tin cậy của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khi cần tuyển dụng các chuyên viên lưu trữ ở bậc đại học và sau đại học.

Hiện nay, rất nhiều sinh viên và học viên cao học tốt nghiệp tại khoa đã và đang đảm nhận những cương vị chủ chốt trong các cơ quan quản lý lưu trữ của nhà nước ở trung ương và địa phương ; là các nhà chuyên môn trong các Trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ bộ, lưu trữ cấp tỉnh và cấp huyện hoặc là giảng viên trong các trường đại học, cao đẳng, các cơ sở đào tạo cán bộ hành chính và lưu trữ.

Trong thời gian vừa qua, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu, khảo sát về tình hình tuyển dụng và đánh giá của các cơ quan về chất lượng đào tạo thông qua hiệu quả công việc cụ thể của các cán bộ lưu trữ đã được tuyển dụng. Khi được hỏi về khả năng và hiệu qủa làm việc của các cán bộ lưu trữ có trình độ đại học, ý kiến đánh giá của lãnh đạo các cơ quan như sau ⁽⁶⁾

+ 60-75% ý kiến người được hỏi đánh giá ở mức khá và tốt

+ 20- 35% ý kiến người được hỏi đánh giá ở mức trung bình

+ Khoảng 5% ý kiến người được hỏi đánh giá ở mức yếu

Trong nhóm ý kiến đánh giá tốt, lãnh đạo các cơ sở tuyển dụng cho rằng chương trình đào tạo đã đáp ứng cơ bản yêu cầu về tổ chức công tác lưu trữ trong thực tiễn ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ; các chuyên viên lưu trữ đã vận dụng khá tốt lý thuyết để giải quyết những vấn đề thực tiễn. Tuy nhiên, các nhà tuyển dụng cũng cho biết những hạn chế về chất lượng đào tạo qua hiệu quả làm việc thực tế của các chuyên viên, cụ thể là:

+ Chương trình đào tạo còn nặng về lý thuyết, nên thời gian đầu các chuyên viên còn lúng túng khi giải quyết những vấn đề từ thực tiễn. Hạn chế này làm cho các chuyên viên thiếu tính sáng tạo, linh hoạt.

+ Sinh viên ra trường còn hạn chế về ngoại ngữ và tin học, chưa thông thạo trong việc sử dụng các trang thiết bị hiện đại, nên thường gặp khó khăn khi vào làm việc trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn và thường xuyên giao dịch với các đối tác nước ngoài.

+ Ngoài ra, các cơ sở tuyển dụng cũng cho rằng chương trình đào tạo chuyên viên lưu trữ bậc đại học chưa cập nhật đầy đủ những vấn đề mới và hiện đại của lưu trữ học như : lưu trữ điện tử, lưu trữ các tài liệu đặc thù, phương pháp hiện đại trong việc bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ...

Ý kiến đánh giá trên đây của các nhà tuyển dụng đang đặt ra những yêu cầu mới cho các cơ sở đào tạo cán bộ lưu trữ bậc đại học và sau đại học ở Việt Nam, trong đó có Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng- Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.

II. Dự báo nhu cầu và một số kiến nghị

2.1. Dự báo nhu cầu đào tạo các chuyên viên lưu trữ bậc đại học và sau đại học ở Việt Nam trong thời gian tới

2.1.1. Sự phát triển kinh tế xã hội và nhu cầu về nguồn nhân lực chất lượng cao trong lĩnh vực lưu trữ ở Việt Nam.

Sau khi bước ra khỏi cuộc chiến tranh vệ quốc, Việt Nam là một nước kém phát triển. Cuối những năm 80, đầu những năm 90 của thế kỷ XX, Việt Nam phải đương đầu với tình trạng khủng hoảng trầm trọng về kinh tế, xã hội. Đứng trước tình hình đó, trong hai thập kỷ qua, Việt Nam đã tiến hành công cuộc đổi mới toàn diện. Nhờ đó, tình hình kinh tế-xã hội của Việt Nam đã có những chuyển biến rõ rệt. Những thay đổi đó đã có tác động tích cực đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có công tác lưu trữ.

Trong những năm 60-80 của thế kỷ XX, mặc dù nhà nước có quan tâm và đã ban hành một số chính sách về lưu trữ, nhưng nhận thức về vấn đề này vẫn chưa đầy đủ. Thời gian này các cơ quan chủ yếu tập trung cho việc lưu giữ và bảo quản an toàn tài liệu, chưa có điều kiện và cũng chưa đầu tư nhiều cho việc tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ. Nhận thức của xã hội về giá trị của tài liệu lưu trữ cũng còn hạn chế. Một thời gian dài, quan niệm phổ biến cho rằng việc lưu trữ các hồ sơ, tài liệu chủ yếu là để phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử (vì vậy, nhiệm vụ đào tạo các chuyên viên lưu trữ bậc đại học trong suốt 30 năm chỉ được giao cho một Bộ môn đảm nhận, đặt trong khoa Lịch sử, trường Đại học Tổng hợp Hà Nội). Tình trạng tài liệu lưu trữ không được bảo quản tập trung, mà tồn đọng tại nơi làm việc của từng cán bộ, công chức dần trở thành phổ biến. Vì thế, công tác lưu trữ không được quan tâm đúng mức, cán bộ lưu trữ không được đánh giá cao. Trong một thời gian dài, nhiều cơ quan cho rằng cán bộ lưu trữ không cần đào tạo ở bậc cao (đại học và sau đại học), nên nhu cầu về đào tạo trong thời gian này rất hạn chế.

Tình trạng trên đây bắt đầu đổi khác từ sau khi Việt Nam tiến hành công cuộc đổi mới, đặc biệt là chủ trương cải cách hành chính (được triển khai từ năm 1991). Sự phát triển mạnh mẽ về kinh tế xã hội đã góp phần thay đổi nhận thức của các cơ quan, tổ chức, của mỗi người dân về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Dưới góc độ thông tin, người ta đã hiểu rằng tài liệu lưu trữ sẽ cung cấp cho các cơ quan, tổ chức nguồn thông tin quá khứ về tất cả các mặt. Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin đáng tin cậy vì hầu hết đều là tài liệu gốc. Dưới góc độ quản lý, các cơ quan lưu trữ là nguồn cung cấp thông tin, cung cấp những căn cứ, cơ sở cho việc ban hành các quyết định quản lý. Dưới góc độ văn hoá, tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá cần được giữ gìn và khai thác để phục vụ cho đời sống của con người...Mặt khác, do chính sách mở cửa về kinh tế nên nhiều cá nhân, tổ chức nước ngoài đã tham gia đầu tư vào Việt Nam. Qua tiếp xúc và giải quyết công việc, người Việt Nam đã tham khảo được cách nhìn nhận, đánh giá về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ của các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài. Sự thay đổi về nhận thức đã giúp cho lãnh đạo các cơ quan, tổ chức quan tâm đến công tác lưu trữ và cán bộ lưu trữ.

Từ sự thay đổi về mặt nhận thức, trong những năm gần đây, các cơ quan đã chú ý đến trình độ và chất lượng của đội ngũ cán bộ, chuyên viên lưu trữ. Thực tế công tác lưu trữ ở Việt Nam trong những năm qua cho thấy sự thiếu hụt nghiêm trọng về nguồn nhân lực có trình độ cao (bậc đại học và sau đại học). Cho đến nay vẫn có nhiều Bộ, tỉnh hoặc các doanh nghiệp lớn vẫn chưa có cán bộ lưu trữ có trình độ đại học, Tại Cục Văn thư, Lưu trữ nhà nước- cơ quan quản lý cao nhất về công tác lưu trữ, số lượng cán bộ có trình độ thạc sĩ còn rất ít (khoảng 5%). Do thiếu nguồn nhân lực lưu trữ chất lượng cao, nên trong những năm trước đây, lực lượng nghiên cứu, thiết kế chính sách, tổ chức triển khai thực hiện những chương trình, kế hoạch lớn về lưu trữ rất mỏng, điều đó đã ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của ngành lưu trữ. ở các cơ quan cấp bộ, cấp tỉnh, do trình độ chuyên môn yếu, nên cán bộ lưu trữ không thể tham mưu các chính sách về lưu trữ, không thể triển khai việc hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn và kiểm tra công tác lưu trữ ở cơ sở, không thể tổ chức khoa học tài liệu, tổ chức tốt việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ... Tình hình trên đây đã có những thay đổi theo chiều hướng tích cực, vì trong vài năm trở lại đây, nhiều sinh viên sau khi tốt nghiệp đại học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã được tuyển dụng vào các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Hầu hết các thạc sĩ về lưu trữ học đã là nguồn nhân lực quan trọng bổ sung cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo và quản lý ở Cục Văn thư- Lưu trữ Nhà nước, ở các trung tâm lưu trữ quốc gia và các lưu trữ cơ quan. Lực lượng này đã tạo ra những chuyển biến tích cực cho công tác lưu trữ, giúp các cơ quan tổ chức và bảo quản tốt tài liệu, tra tìm và cung cấp kịp thời thông tin trong tài liệu lưu trữ cho các nhà lãnh đạo và quản lý. Biểu hiện rõ nét nhất là trong thời gian gần đây, nhiều cơ quan, doanh nghiệp đã tìm đến các cơ sở đào tạo để tuyển dụng cán bộ lưu trữ có trình độ đại học và sau đại học.

Có thể dự báo rằng trong những thập niên đầu của thế kỷ XXI, nhu cầu về nguồn nhân lực lưu trữ có trình độ ở bậc đại học và sau đại học sẽ không ngừng tăng lên. Dự báo này dựa trên sự phân tích nhu cầu của các cơ quan lưu trữ qua các số liệu có tính chất tham khảo sau đây:

- Hàng trăm cơ quan trung ương và 64 trung tâm lưu trữ cấp tỉnh hiện cần bổ sung từ 5-10 chuyên viên lưu trữ bậc đại học.

- Khoảng hơn 600 lưu trữ cấp huyện cần ít nhất từ 2- 3 chuyên viên lưu trữ bậc đại học

- Hàng ngàn doanh nghiệp cần từ 1- 2 chuyên viên lưu trữ bậc đại học. Trong khi đó số doanh nghiệp được thành lập mới ở Việt Nam mỗi ngày một tăng.

- Hàng ngàn tổ chức xã hội cũng cần từ 1-2 chuyên viên lưu trữ bậc đại học...

Như vậy, số lượng chuyên viên lưu trữ bậc đại học cần được đào tạo trong những năm tới là hàng ngàn người. Trong khi đó, hiện nay mỗi năm Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng chỉ đào tạo khoảng 80 sinh viên chính quy và 100 sinh viên tại chức. Sự chênh lệch về cung cầu là rất lớn. Điều này sẽ tác động đến vấn đề mở rộng quy mô đào tạo.

2.1.2. Đối tượng có nhu cầu đào tạo

Qua kết quả khảo sát, chúng tôi thấy đối tượng có nhu cầu được đào tạo để trở thành các chuyên viên lưu trữ có trình độ đại học và sau đại học rất phong phú, bao gồm :

- Học sinh tốt nghiệp phổ thông: Đây là đối tượng chiếm số lượng khá đông, thường đăng ký dự tuyển theo hình thức chính quy 4 năm. Đối tượng này có ưu thế là lực lượng lao động trẻ, tiếp thu nhanh kiến thức mới và hiện đại, có sự hăng say trong công việc, nhưng lại thiếu kinh nghiệm và kiến thức thực tế. Trong khoảng 5 năm trở lại đây, tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, hàng năm có từ 1000-1300 thí sinh đăng ký dự thi vào ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng ⁽⁷⁾

- Các cán bộ lưu trữ hiện đang công tác tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu nâng cao trình độ chuyên môn. Đây cũng là đối tượng chiếm số lượng lớn, thường đăng ký dự tuyển theo hình thức đào tạo tại chức. Đối tượng này thường là những người chưa được đào tạo cơ bản hoặc mới có trình độ trung cấp. Họ có kinh nghiệm thực tế, nhưng khó khăn trong việc bố trí thời gian theo học. Trong khoảng 5 năm trở lại đây, tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, hàng năm có từ 400 -500 thí sinh đăng ký dự thi vào ngành lưu trữ ⁽⁸⁾

- Cán bộ, nhân viên đang làm công tác hành chính, văn phòng trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Đối tượng này cũng có nhu cầu lớn, cần được trang bị những kiến thức về lý luận và phương pháp công tác lưu trữ để có thể lưu trữ và khai thác thông tin trong các hồ sơ lưu trữ phục vụ nhu cầu của lãnh đạo và các bộ phận quản lý. Tuy nhiên đối tượng này thường có nhu cầu bổ sung kiến thức nên hình thức đào tạo dài hạn không phù hợp. Họ thường có nhu cầu học các chương trình ngắn hạn ( từ 1-6 tháng).

- Cán bộ lãnh đạo và cán bộ, nhân viên đang làm việc trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Do nhu cầu giải quyết công việc hàng ngày, những đối tượng này cũng cần đến những kiến thức về lưu trữ để tổ chức, chỉ đạo công tác lưu trữ, để lập các hồ sơ và biết cách khai thác thông tin trong các hồ sơ lưu trữ... Những cán bộ này thường có nhu cầu học theo hình thức ngắn hạn hoặc đào tạo từ xa. Hiện nay ở Việt Nam nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu mở lớp đào tạo để trang bị những kiến thức cơ bản về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở trình độ đại học cho các cán bộ, nhân viên làm công tác quản lý.

Qua những phân tích trên, có thể thấy, nhu cầu đào tạo các chuyên viên lưu trữ bậc đại học và sau đại học ở Việt Nam đang gia tăng. Điều này đòi hỏi nhà nước và các cơ sở đào tạo phải nghiên cứu và định ra những giải pháp hiệu quả nhằm nâng cao năng lực đào tạo để có thể đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội.

2.2. Một số kiến nghị về đào tạo cán bộ lưu trữ bậc đại học và sau đại học ở Việt Nam.

Như đã phân tích ở phần trên, hiện nay nhu cầu xã hội về nguồn nhân lực có trình độ cao trong lĩnh vực lưu trữ sẽ ngày càng tăng. Tuy nhiên, không vì thế mà các cơ sở đào tạo có thể mở rộng quy mô đào tạo một cách ồ ạt, bởi lẽ vấn đề đào tạo không chỉ nhằm tăng số lượng mà còn phải tính đến chất lượng của sản phẩm đào tạo. Với tư cách là một cơ sở đào tạo cán bộ lưu trữ bậc đại học và sau đại học đã có bề dày truyền thống 40 năm, để giữ vững và phát huy thương hiệu của mình, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cần xem xét để xây dựng một chiến lược về đào tạo cho một vài thập niên tới. Để góp phần thực hiện nhiệm vụ quan trọng đó, chúng tôi xin tham góp một vài ý kiến sau:

- Thứ nhất, Khoa cần xác định rõ mục tiêu và sản phẩm đào tạo để giữ vững vai trò là một cơ sở đào tạo cán bộ lưu trữ ở trình độ cao (đại học và sau đại học). Sở dĩ phải quan tâm đến ván đề này vì hiện nay ở nước ta có rất nhiều cơ sở đào tạo cán bộ lưu trữ, nhưng sản phẩm đào tạo thì rất khác nhau. Xã hội cần nhiều cán bộ lưu trữ ở bậc trung học để cung cấp cho những cơ quan, doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Vì thế, hiện nay rất nhiều trường trung học được Bộ Giáo dục- Đào tạo cho phép tuyển sinh ngành văn thư, lưu trữ. Số lượng tuyển sinh vào các trường này mỗi ngày một tăng (từ 500 đến trên 1000 học sinh/ 1 năm). Nhưng quy mô đào tạo cán bộ ở trình độ cao thì không thể/ và không cần tăng nhanh và cao như vậy. Hiện nay, Khoa LTH&QTVP luôn xác định mục tiêu đào tạo là cán bộ lưu trữ có trình độ cao, có khả năng nghiên cứu, tham mưu, đề xuất với nhà nước và các cơ quan những biện pháp để tổ chức và quản lý công tác lưu trữ một cách khoa học và hiệu quả; có khả năng tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ của công tác lưu trữ ở những cơ quan có quy mô lớn; có khả năng giảng dạy và đào tạo cán bộ lưu trữ ở các trình độ khác nhau. Để đào tạo những cán bộ như vậy, chất lượng đào tạo phải là vấn đề ưu tiên số một. Sứ mệnh quan trọng này buộc khoa không thể chạy theo số lượng, không thể để yếu tố thương mại làm ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo và thương hiệu của mình. Được biết hiện nay Khoa luôn cố gắng duy trì số lượng sinh viên chính quy từ 70-80 người, học viên tại chức là 80-100 người/1 khoá. Số lượng tuyển sinh hàng năm nếu có tăng, không quá 10-20%. Mặc dù nhu cầu đào tạo tại chức từ phía xã hội và các địa phương luôn là một sức ép lớn, nhưng Khoa vẫn không vì thế mà đề nghị trường tăng quá nhanh số lượng tuyển sinh. Trong điều kiện hiện nay, khi nước ta chưa có một trường đại học riêng để đào tạo chuyên viên lưu trữ bậc đại học và sau đại học thì theo chúng tôi, đó là một quyết định đúng.

- Thứ hai, số lượng và chất lượng đội ngũ giảng viên của khoa cần được tăng cường hơn nữa. Hiện nay, Khoa đã có 15 cán bộ cơ hữu, 5 cán bộ kiêm nhiệm, trong đó có 8 người là giáo sư và phó giáo sư, tiến sĩ và 8 người là thạc sĩ. Đội ngũ giảng viên đang được tiếp tục bổ sung từ các sinh viên và các học viên cao học xuất sắc. Một số giảng viên đã được đi tu nghiệp tại Liên Xô (cũ), Liên bang Nga và Liên bang Đức. Phương pháp giảng dạy đã có nhiều đổi mới. Tuy nhiên, đào tạo và bổ sung đội ngũ giảng viên vẫn là một vấn đề cấp bách của khoa.

- Thứ ba, đổi mới chương trình, nội dung và phương pháp đào tạo. Hiện nay Trường và Khoa đang tích cực triển khai các biện pháp để thực hiện việc chuyển đổi hình thức đào tạo theo tín chỉ ⁽⁹⁾. Về chương trình, cần loại bớt một số môn không còn phù hợp và đưa vào những môn học mới, đặc biệt là những môn về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử, xây dựng hệ thống thông tin lưu trữ, kỹ thuật bảo quản hiện đại...Về phương pháp đào tạo, khi chuyển sang hình thức đào tạo tín chỉ, số giờ thuyết trình của giảng viên sẽ giảm, số giờ tự học (đọc sách, thảo luận, thực tập bán thời gian) sẽ tăng lên. Đặc biệt là phương pháp giảng dạy bằng hình ảnh trực quan, bằng giải quyết các tình huống thực tế, bằng phương pháp đóng vai, thảo luận nhóm.. sẽ tiếp tục được áp dụng rộng rãi. Ngoài ra, để cho sinh viên tăng thêm hiểu biết thực tế, khoa cần tiếp tục ký kết các văn bản thoả thuận với các trung tâm lưu trữ quốc gia, các lưu trữ cấp bộ, cấp tỉnh để sinh viên có thể vừa học, vừa tập sự theo hình thức tình nguyện hoặc theo chế độ hợp đồng. Đồng thời Khoa cần xúc tiến việc tổ chức Phòng thực hành tại khoa để sinh viên có nơi thực hành tác nghiệp chuyên môn trước khi vào các cơ quan lưu trữ. Đây là phương pháp đào tạo rất thiết thực và hiệu quả.

- Thứ tư, hoàn thiện hệ thống giáo trình và bài giảng. Có thể nói đây là một trong những vấn đề có vai trò quyết định đến chất lượng giảng dạy của giáo viên và chất lượng học tập của sinh viên. Vấn đề cấp bách đầu tiên là việc biên soạn lại giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ theo hướng có một giáo trình nhập môn và nhiều giáo trình chuyên sâu theo từng môn học chuyên đề. Hiện nay, do yêu cầu bắt buộc về mặt học liệu để phục vụ đào tạo tín chỉ, các giảng viên trong khoa đang tích cực hoàn thành các bài giảng chuyên đề. Trên cơ sở đó, việc nâng cao thành các giáo trình hoàn toàn có thể khả thi.

- Thứ năm, hiện đại hóa các phương tiện và điều kiện giảng dạy, học tập. Những năm trước đây, điều kiện học tập của sinh viên và phương tiện giảng dạy của giảng viên còn rất khó khăn. Điều này đã ảnh hưởng nhiều đến chất lượng đào tạo. Hiện nay, do sự phát triển của nền kinh tế nên phương tiện giảng dạy và điều kiện học tập của sinh viên đã được cải thiện rất đáng kể, nhưng vấn đề này vẫn cần được tiếp tục quan tâm hơn nữa.

- Thứ sáu, tăng cường hợp tác quốc tế trong lĩnh vực đào tạo. Vấn đề này đối với Khoa hiện nay vẫn đang còn nhiều hạn chế. Trong những năm qua, khoa học về lưu trữ trên thế giới đã có những thành tựu hết sức to lớn, nhưng quan hệ hợp tác của Việt Nam trong lĩnh vực đào tạo lại rất hạn chế. Gần đây, trong xu hướng mở rộng hợp tác quốc tế, nhiều chuyên gia lưu trữ của các nước như : Anh, Canada, Nhật Bản, Mỹ, úc...đã đến thuyết trình tại các hội thảo khoa học và các lớp đào tạo ngắn hạn do Cục Văn thư- Lưu trữ tổ chức. Tuy nhiên Khoa chưa tận dụng được những cơ hội này để phối hợp, mời các chuyên gia đến giảng bài ngoại khoá cho sinh viên.. Những trao đổi học thuật như vậy sẽ giúp các giảng viên và sinh viên đại học Việt Nam nâng cao thêm hiểu biết và mở ra nhiều khả năng trao đổi, hợp tác trong lĩnh vực đào tạo. Theo chủ trương của Đại học Quốc gia Hà Nội, trong thời gian tới hình thưc liên kết đào tạo quốc tế sẽ được mở rộng. Hiện nay Đại học Quốc gia Hà Nội đang triển khai dự án liên kết đào tạo quốc tế theo mô hình 2+2 hoặc 3+1, tức là 2 hoặc 3 năm đầu các sinh viên học tại Việt Nam, còn 2 hoặc 1 năm sau sẽ học tại nước khác theo chương trình đào tạo đã được thiết kế và thoả thuận giữa hai bên. Việc đào tạo thạc sĩ và tiến sĩ cũng triển khai theo mô hình này. Khi tốt nghiệp, các sinh viên có thể lựa chọn việc bảo vệ khoá luận, luận văn, luận án ở Việt Nam hoặc ở nước có quan hệ hợp tác. Hội đồng đánh giá sẽ gồm thành viên của cả hai bên. Hiện nay hình thức này đang được triển khai thử nghiệm ở một số ngành ⁽¹⁰⁾. Vì vậy, Khoa nên nghiên cứu và đề xuất với Trường và Đại học Quốc gia để có các hình thức phù hợp, nhằm tăng cường trao đổi, hợp tác với các trường đại học, các viện nghiên cứu và các cơ quan quản lý lưu trữ các nước để có thể gửi các sinh viên, thực tập sinh, nghiên cứu sinh sang nghiên cứu và học tập ở các nước có nền lưu trữ phát triển.

Trên đây là một số ý kiến nhỏ nhằm đóng góp để tìm kiếm những giải pháp thúc đẩy và nâng cao chất lượng đào tạo cũng như uy tín và thương hiệu của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trong thời gian tới. Với truyền thống và những thành tựu nghiên cứu và đào tạo trong 40 năm qua, với tâm huyết của các thầy cô giáo, với quyết tâm của các thế hệ sinh viên, chắc chắn Khoa sẽ tiếp tục phát triển và gặt hái nhiều thành công mới./.

(2) Xem thêm Vũ Minh Châu: Nhu cầu xã hội và vấn đề đào tạo nghiệp vụ hành chính - văn phòng( hệ tại chức và ngắn hạn) tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội. In trong : Quản trị văn phòng- Lý luận và thực tiễn. Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005, tr. 288

(3) Theo Báo cáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội về đào tạo sau đại học, năm học 2005-2006.

(4) Nguyễn Văn Hàm : 30 năm đào tạo đại học văn thư- lưu trữ ở Việt Nam. Tài liệu đã dẫn, tr. 12-13.

(5) Theo Khung chương trình đào tạo đại học của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội

(6) Vũ Thị Phụng : Vấn đề đào tạo và sử dụng cán bộ văn thư- lưu trữ ở Việt Nam- Những khảo sát từ thực tế. In trong: Đào tạo và sử dụng cán bộ hành chính- văn phòng và lưu trữ học (kỷ yếu hội thảo khoa học). Tài liệu đã dẫn, tr. 140-147.

(7) Theo số liệu do Phòng Đào tạo- Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cung cấp.

(8) Theo số liệu do Phòng Đào tạo- Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cung cấp

(9) Theo Kế hoạch, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn sẽ bắt đầu chuyển đổi dần hình thức đào tạo từ niên chế sang tín chỉ từ năm học 2007-2008.

(10) Theo Báo cáo của Đại học Quốc gia về phương hướng và kế hoạch hợp tác đào tạo quốc tế, năm 2005.