- Anh có thể giới thiệu đôi nét về bản thân với tư cách là cựu sinh viên của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng?

Tôi học Khóa 41 (1996-2000) ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (sau này, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quy định danh mục đào tạo mới nên đã thành hai mã ngành là ngành Lưu trữ học và ngành Quản trị văn phòng). Có lẽ, vì “sức hút” từ thầy cô và Nhà trường nên sau khi tốt nghiệp cử nhân, tôi đã tiếp tục quay lại Khoa để học thạc sĩ, tiến sĩ tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN.

Thời sinh viên, với vai trò là một đoàn viên và lớp trưởng, tôi đã tích cực tham gia các hoạt động của lớp, của liên chi đoàn Khoa phát động. Ngoài những kiến thức được thầy cô dạy, tôi may mắn có cơ hội để phát triển các kỹ năng thông qua các hoạt động phong trào của lớp, của Khoa. Với sự quan tâm, rèn giũa và động viên của thầy cô trong khoa, tôi luôn tự ý thức khắc phục những khó khăn để hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Vì vậy, tôi vinh dự là sinh viên đầu tiên của Khoa được đứng trong hàng ngũ của Đảng.

- Còn công việc hiện tại của anh?

Hiện nay, tôi đang làm Giám đốc Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại tỉnh Quảng Nam. Ngoài công tác quản lí, tôi tham gia giảng dạy nhiều chương trình bồi dưỡng cho đội ngũ công chức, viên chức; tham gia giảng dạy, hướng dẫn sinh viên nghiên cứu khoa học. Công việc hiện tại không chỉ giúp tôi có nhiều kinh nghiệm từ hoạt động thực tiễn mà còn giúp tôi thực hiện sứ mạng được giao để giúp cho Phân hiệu ngày càng phát triển trên nhiều mặt. Từ đó, tôi đã tích lũy thêm nhiều bài học kinh nghiệm và những ví dụ sinh động để làm phong phú thêm cho bài giảng của mình. Bên cạnh đó, tôi có cơ hội đào tạo và giúp đỡ nhiều thế hệ sinh viên.     

- Được đào tạo về Quản trị văn phòng đã đem lại cho anh những kiến thức, kỹ năng và cơ hội gì?

Ngành Quản trị văn phòng đã giúp tôi có được kiến thức tổng hợp của nhiều lĩnh vực như pháp luật; văn hóa xã hội; văn thư - lưu trữ; khoa học hành chính; khoa học quản lý; tâm lí học quản lí; công nghệ thông tin; ngoại ngữ…  Đồng thời, tôi cũng được rèn luyện những kỹ năng nổi bật như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lí, kỹ năng làm việc nhóm… Những kiến thức, kỹ năng này đã giúp tôi có nhiều cơ hội việc làm tại cơ quan thực tập và một số cơ quan Nhà nước. Sau khi nhận bằng tốt nghiệp, tôi đã có việc làm ngay. Kiến thức được trang bị đã giúp tôi hoàn thành tốt các nhiệm vụ của giảng viên trong 21 năm qua. Bên cạnh đó, các kỹ năng mềm đã được tôi áp dụng để xử lí những tình huống trong thực tiễn công tác quản lí: quản lí Bộ môn, quản lí chuyên môn của Khoa, quản lí toàn diện nhiều mặt hoạt động của Phân hiệu trường đại học.

- Sau khi tốt nghiệp, theo anh, sinh viên ngành Quản trị văn phòng có khó khăn gì trong tìm kiếm công việc? Anh có thể chia sẻ kinh nghiệm cá nhân của mình trong việc thích nghi và chuyển đổi từ môi trường học tập sang môi trường công việc sau khi ra trường?

Sinh viên ngành Quản trị văn phòng có nhiều cơ hội việc làm từ các cơ quan, tổ chức trong khu vực công và doanh nghiệp. Vị trí việc làm của ngành Quản trị văn phòng rất đa dạng. Các bạn sinh viên chỉ cần gõ tìm kiếm trên mạng từ các khóa như: tuyển dụng Quản trị văn phòng; tuyển nhân viên văn phòng; tuyển thư ký văn phòng; tuyển văn thư; tuyển Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự… thì sẽ thấy rất nhiều thông tin tuyển dụng công chức, viên chức và thông tin tuyển dụng của các doanh nghiệp.

Anh Nguyễn Mạnh Cường Cựu sinh viên ngành Quản trị Văn phòng, Trường ĐH Khoa học xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN

Để thích nghi và chuyển đổi từ môi trường học tập sang môi trường công việc sau khi ra trường, các bạn sinh viên cần trang bị nhiều kinh nghiệm thực tế ngay khi đang ngồi trên ghế Nhà trường, thông qua các câu lạc bộ, các hoạt động kiến tập, thực tập của Khoa. Thậm chí, các bạn có thể nên xin làm parttime hoặc thực tập tại Văn phòng một cơ quan nào đó để khi đi làm sẽ không bị bỡ ngỡ.

Nếu định hướng sau khi tốt nghiệp làm ở cơ quan Nhà nước hay doanh nghiệp thì các bạn nên liên hệ thực tập ở cơ quan tương ứng. Bên cạnh đó, là nhân viên mới, muốn thích nghi nhanh với môi trường làm việc, các bạn nên giữ mối liên hệ với thầy cô và các cựu sinh viên để trao đổi những vấn đề đang vướng mắc và cần khiêm tốn học hỏi kinh nghiệm của những đồng nghiệp.       

- Anh đánh giá thế nào về triển vọng của nghề Quản trị văn phòng trên thị trường lao động hiện nay?

Ngành Quản trị văn phòng là "ngành học dành cho các bạn trẻ năng động". Bởi vì ngành học này được xây dựng dựa trên nên tảng của nhiều khoa học khác nhau, tổng hợp nhiều kiến thức, kỹ năng và có tính ứng dụng cao. Đây là ngành học có nhiều triển vọng trên thị trường lao động hiện nay. Bởi lẽ, sinh viên tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng này có nhiều cơ hội việc làm và có thể làm được ở nhiều vị trí trong cơ quan, tổ chức. Trên thị trường lao động ở khu vực công và khu vực tư nhân đang thiếu hụt nhiều nhân lực có chuyên môn, được đào tạo bài bản về quản trị văn phòng.

Đối với sinh viên giỏi ngoại ngữ, năng động thì sẽ có nhiều cơ hội làm việc tại các cơ quan, tổ chức phi chính phủ, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài với mức lương cao. Bên cạnh đó, sau một thời gian làm việc, các bạn đã có kinh nghiệm có thể ứng tuyển vào các vị trí quản lí như Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự, Giám đốc dự án…   

- Thưa anh, đâu là lợi thế cạnh tranh và đâu là thách thức đối với nghề Quản trị văn phòng nói chung và sinh viên ngành Quản trị văn phòng của Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN nói riêng?

Xã hội đòi hỏi ngày càng cao về sản phẩm đào tạo của các trường đại học. Do đó, cơ sở giáo dục đại học phải xác định chiến lược phát triển phù hợp để tạo nên lợi thế cạnh tranh, không chỉ ở trong nước mà còn phải cạnh tranh với các cơ sở giáo dục đại học ở khu vực và thế giới khi liên kết đào tạo đang là xu hướng hiện nay. Lợi thế cạnh tranh của ngành Quản trị văn phòng của USSH so với cơ sở đào tạo khác là bề dày truyền thống, kinh nghiệm đào tạo, đội ngũ giảng viên được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm thực tiễn. Bên cạnh đó, điểm tuyển sinh (điểm đầu vào cao); đây cũng là ngành học đã được kiểm định chất lượng, được một số nhà cung ứng tiềm năng, có uy tín, thương hiệu; khách hàng (người học) đánh giá cao về chương trình, chất lượng giảng dạy.

Bên cạnh đó, thách thức đối với nghề Quản trị văn phòng là môi trường và điều kiện làm việc luôn thay đổi, nhất là trong bối cảnh chuyển đổi số, sự thay đổi về công nghệ… đòi hỏi người làm công tác văn phòng phải luôn cập nhật những quy định mới về nhiều lĩnh vực khác nhau để tổng hợp và tham mưu cho lãnh đạo. Vì lẽ đó mà nghề Quản trị văn phòng dành cho những người năng động.

Tôi được biết Khoa Lưu rữ học và Quản trị văn phòng đã tìm hiểu khung năng lực ngành học này của một số nước trong khu vực và thế giới để có căn cứ xác định chuẩn đầu ra đối với yêu cầu sử dụng nhân sự làm công tác văn phòng trong kỷ nguyên số. Từ chuẩn đầu ra này sẽ giúp định hướng xây dựng khung chương trình đào tạo phù hợp, tiệm cận với khung năng lực của khu vực và thế giới, đáp ứng được các yêu cầu kiểm định chất lượng.

- Để giúp sinh viên ngành Quản trị văn phòng nắm bắt được cơ hội việc làm tốt nhất trong bối cảnh hội nhập hiện nay, theo anh các bên liên quan đến hoạt động đào tạo cần phải làm gì?

Các doanh nghiệp, tổ chức cần đồng hành cùng cùng cơ sở đào tạo để đánh giá chương trình đào tạo; tổ chức các buổi hội thảo, tọa đàm trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp cho sinh viên, ký cam kết tuyển dụng sinh viên sau tốt nghiệp…

Nhà trường và Khoa cần cập nhật nhu cầu sử dụng lao động của xã hội theo từng năm và công bố cho sinh viên; tăng số giờ thực hành và thời gian kiến tập, thực tập để sinh viên thực sự được trải nghiệm thực tế công việc ngay khi còn trên ghế nhà trường; giảm tải thời lượng của các học phần lý thuyết, tăng số giờ thực hành ở các môn chuyên ngành…

Từ phía sinh viên, chính bản thân sinh viên cần rèn luyện các phẩm chất cá nhân thông qua các khóa học kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc. Sinh viên cần tìm cách nâng cao năng lực ngoại ngữ để tăng cơ hội tìm kiếm việc làm có thu nhập tốt; biết xác định mục tiêu học tập của bản thân để chủ động trong học tập, nghiên cứu khoa học. Bên cạnh việc học ở trường, các bạn trẻ nên tích cực tham gia các hoạt động ngoại khóa như tham gia các câu lạc bộ, học thêm các khóa học kỹ năng mềm như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng thuyết trình…