Công tác tổ chức & quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế

 QUYẾT ĐỊNH CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

Về tổ chức và quản lý 

hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam

 Điều1. Hội nghị, hội thảoquốc tế thuộc phạm vi điều chỉnh của quyết định này là hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức của Việt Nam tổ chức hoặc đăng cai tổ chức có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài; do các cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là hội nghị, hội thảo quốc tế).

Điều 2. Đối tượngápdụng các quy định về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc quyết định này gồm:

1. Các cơ quan, tổ chức của Việt Nam:

a. Các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (sau đây gọi tắt là cơ quan Trung ương) và các đơn vị trực thuộc.

b. Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau dây gọi tắt là địa phương) và các đơn vị trực thuộc.

c. Các cơ quan trung ương của các tổ chức nhân dân: bao gồm các đoàn thể quần chúng, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp và một số tổ chức khác.

2. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài được quy định trong quyết định này là các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được cấp có thẩm quyền của Việt Nam cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.

Điều 3. Thẩmquyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

1. Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế sau:

a. Hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao, thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức là cấp bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các tổ chức quốc tế.

b. Hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, dân tộc, tôn giáo, an ninh, quốc phòng và phạm vi bí mật nhà nước.

2. Thủ trưởng cơ quan trung ương, địa phương quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, địa phương mình và cho phép các đơn vị trực thuộc, các cơ quan, tổ chức nước ngoài do cơ quan trung ương, địa phương trực tiếp cấp giấy phép hoạt động được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung không thuộc quy định tại Khoản 1 điều này, phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm quản lý nhà nước của các cơ quan, địa phương theo quy định hiện hành.

3. Hội nghị, hội thảo quốc tế do tổ chức nhân dân tổ chức, thực hiện theo quy định của Ban Bí thư Trung ương Đảng.

Điều 4. Nộidungquản lý hội nghị, hội thảo quốc tế

Các cơ quan trung ương, địa phương quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế theo các nội dung sau:

1. Trình Thủ tướng Chính phủ cho phép hoặc quyết định cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế bằng văn bản trên cơ sở xét duyệt kế hoạch, nội dung, quy mô, số lượng và thành phần đại biểu (trong nước và ngoài nước), thời gian, địa điểm và nguồn kinh phí. Văn bản cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan trung ương, địa phương được đồng gửi Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ dể tổng hợp, theo dõi.

2. Quản lý công tác tổ chức, nội dung bài phát biểu, nội dung thông tin tuyên truyền và các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

3. Phát hiện và các biện pháp xử lý kịp thời đối với cá nhân và tổ chức có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của quyết định này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

4. Báo cáo định kỳ hàng năm về tình hình hàng năm tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của các cơ quan trung ương, địa phương gửi Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ để tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ (mẫu kèm theo).

Điều 5. Trách nhiệmcủa cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Các cơ quan, tổ chức của Việt Nam, khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải thực hiện các quy định sau:

a. Xin phép cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 3 của Quyết định này bằng văn bản trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ít nhất là 1 tháng đối với hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ và 15 ngày đối với các hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền của cơ quan trung ương, địa phương.

Nội dung văn bản xin phép cần nêu rõ:

- Mục đích của hội nghị, hội thảo;

- Nội dung của hội nghị, hội thảo;

- Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

- Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

- Thành phần tham dự: Số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài;

- Nguồn kinh phí;

- Ý kiến của cơ quan liên quan (nếu có).

b. Lập dự toán kinh phí theo quy định về quản lý tài chính đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức bằng nguồn ngân sách trong nước. Thực hiện các quyết định về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.

c. Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, các tư liệu, số liệu tại hội nghị, hội thảo quốc tế; nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

d. Thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật, các quy định trong việc thông tin tuyên truyền.

đ. Thông báo ngay lên cơ quan có thẩm quyền để chỉ đạo xử lý kịp thời đối với trường hợp hội nghị, hội thảo có những diễn biến phức tạp.

e. Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo cho cơ quan đã cho phép tổ chức và Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ trong thời hạn 1 tháng sau khi kết thúc hội nghị, hội thảo (mẫu kèm theo).

2. Các công nhân, tổ chức nước ngoài khi hội nghị, hội thảo phải thực hiện các quy định sau:

a. Xin phép cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 3 của Quyết định này bằng văn bản trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ít nhất là 2 tháng đối với hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ và 1 tháng đối với các hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền của cơ quan trung ương, địa phương.

b. Nội dung văn bản xin phép cần nêu rõ:

- Mục đích của hội nghị, hội thảo;

- Nội dung của hội nghị, hội thảo;

- Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

- Thành phần tham gia tổ chức và số lượng đại biểu nước ngoài và đại biểu Việt Nam;

c. Chấp hành luật pháp và các quy định của Việt Nam liên quan đến việc tổ chức hội nghị, hội thảo.

Điều 6. Tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngàng Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp và toàn diện các hội nghị, hội thảo quốc tế nêu tại Điều 1 và Khoản 1 Điều 4 của Quyết định này.

2. Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ là cơ quan đầu mối của Chính phủ chịu trách nhiệm phối hợp với các cơ quan liên quan, tổng hợp và báo cáo hàng năm tình hình các hội nghị, hội thảo quốc tế của các cơ quan trung ương và địa phương lên Thủ tướng Chính phủ.

3. Đối với những hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước của cơ quan trung ương, địa phương nào thì cơ quan tổ chức phải lấy ý kiến bằng văn bản của cơ quan, địa phương đó trước khi trình cấp có thẩm quyền cho phép tổ chức. Các cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, quá thời hạn đó, nếu không có công văn trả lời thì được coi là đồng ý.

4. Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép hoạt động cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài có trách nhiệm thẩm định nội dung và các hoạt động liên quan đến hội nghị, hội thảo quốc tế do các cơ quan, tổ chức này đề nghị trước khi tiến hành các thủ tục theo quy định của Quyết định này.

Điều 7. Tổ chức, cánhân vi phạm các quy định của Quyết định này, thì tuỳ theo mức độ vi phạm, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 8. Quyết định nàythay cho Quyết định số 236/1999/QĐ-TTg ngày 24 tháng 12 năm 1999 của Thủ tướng Chính phủ và có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ký.

Các Bộ trưởng, thủ trưởng công nhân ngang bộ, thủ trưởng co quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Mẫu 1:           

  Mẫu báo cáo tómtắt kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế

(của cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo)

Tên cơ quan

Đơn vị tổ chức                                  (Địa điểm, ngày tháng năm)

Kính gửi:   - (Cơ quan thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo)

- Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ

BÁO CÁOKẾT QUẢ TÓM TẮT

CUỘC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ

 1. Tên hội nghị, hội thảo.

2. Mục đích hội nghị, hội thảo.

3. Nội dung, chương trình của hội nghị, hội thảo.

4. Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo và các địa điểm nghiên cứu thực tế, tham quan...

5. Người chủ trì, người đồng chủ trì (nếu có).

6. Cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức (phía Việt Nam, phía nước ngoài).

7. Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài.

8. Thành phần tham dự, số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu của Việt Nam và nước ngoài.

9. Nguồn kinh phí.

10. Đánh giá tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo.

11. Những vướng mắc, vấn đề phát sinh trong hội nghị, hội thảo đã hoặc chưa được xử lý.