Khi công tác lưu trữ trở thành nền tảng của quản trị thông tin và dữ liệu số
PGS.TS Đào Đức Thuận - Trưởng ngành Lưu trữ học, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN cho biết: Lưu trữ học không đơn thuần là công việc “giữ kho tài liệu không còn cần đến” như nhiều người vẫn lầm tưởng, mà là ngành khoa học gắn với quản trị thông tin và bảo tồn di sản ký ức của xã hội.
Theo đó, tại Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN, sinh viên ngành Lưu trữ học được trang bị kiến thức lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội và nhân văn, hành chính, văn thư, lưu trữ cùng các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng bổ trợ cần thiết. Chương trình đào tạo hướng tới giúp người học sau khi tốt nghiệp có thể trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ. Đồng thời tham mưu, hỗ trợ công tác quản lý tại các cơ quan, tổ chức.
Theo PGS.TS Đào Đức Thuận, sau khi tốt nghiệp, cử nhân Lưu trữ học có thể đảm nhiệm nhiều vị trí việc làm tại các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội từ trung ương đến địa phương như công chức, viên chức văn thư - lưu trữ, hành chính, thư ký, trợ lý hành chính trong doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, người học còn có cơ hội làm việc tại các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lưu trữ, lưu trữ tư nhân với vai trò quản lý hoặc chuyên viên lưu trữ. Đồng thời có thể phát triển theo hướng chuyên gia quản trị dữ liệu, nghiên cứu viên hay giảng viên tại các cơ sở nghiên cứu, đào tạo về văn thư, lưu trữ và hành chính - văn phòng.
Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội đối với nguồn nhân lực trong lĩnh vực hành chính, văn thư và lưu trữ, Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn đã xây dựng và phát triển chương trình đào tạo Lưu trữ học theo hướng hiện đại, tăng khả năng thích ứng với xu thế chuyển đổi số.
Điểm mới nổi bật của chương trình đào tạo Cử nhân Lưu trữ học ban hành năm 2025 là lần đầu tiên mở ra hai hướng chuyên ngành, tạo điều kiện để người học lựa chọn theo năng lực, nhu cầu và xu hướng phát triển của thị trường lao động trong bối cảnh xây dựng chính phủ số tại Việt Nam.
Cụ thể, sinh viên có thể lựa chọn theo học hướng chuyên ngành Hành chính - Văn thư hoặc Văn thư - Lưu trữ số. Với hướng chuyên ngành Hành chính - Văn thư, người học được tiếp cận các nội dung như chuyển đổi số và bảo đảm an toàn thông tin trong công tác văn thư, nghiệp vụ hành chính, tổ chức bộ máy nhà nước, thủ tục hành chính…
Trong khi đó, hướng chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ số tập trung vào các kiến thức về lưu trữ dữ liệu và cơ sở dữ liệu, nghiệp vụ lưu trữ số, bảo đảm an toàn thông tin trong văn thư - lưu trữ số cũng như chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
 |
| PGS.TS Đào Đức Thuận - Trưởng ngành Lưu trữ học, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) |
Bên cạnh việc đổi mới chương trình đào tạo theo hướng hiện đại, Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn còn đặc biệt chú trọng tăng cường trải nghiệm thực tiễn cho sinh viên ngành Lưu trữ học thông qua mạng lưới hợp tác rộng khắp với các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, cơ quan lưu trữ địa phương, các cơ quan quản lý nhà nước từ trung ương đến địa phương cùng nhiều tập đoàn, doanh nghiệp lớn.
Theo đó, sinh viên không chỉ thực tập ở giai đoạn cuối khóa như mô hình đào tạo truyền thống mà còn được tham gia các đợt kiến tập, thực tế nghề nghiệp từ năm thứ hai. Quá trình này giúp người học sớm tiếp cận môi trường làm việc thực tế, hiểu rõ quy trình vận hành của công tác hành chính, văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu nghề nghiệp trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.
Đáng chú ý, một số chương trình còn tạo điều kiện để sinh viên trải nghiệm học tập, thực tế chuyên môn tại các cơ sở ở nước ngoài, góp phần mở rộng tư duy nghề nghiệp và khả năng hội nhập.
Trong quá trình học tập và thực hành, sinh viên được trực tiếp tham gia các dự án số hóa hồ sơ, tổ chức khoa học tài liệu, quản trị dữ liệu và xây dựng hệ thống lưu trữ số. Việc được “thực chiến” với các công việc chuyên môn ngay từ sớm không chỉ giúp người học nâng cao kỹ năng nghiệp vụ mà còn rèn luyện tư duy phân tích, khả năng xử lý tình huống và tác phong làm việc chuyên nghiệp.
“Đây cũng được xem là một trong những yếu tố giúp sinh viên ngành Lưu trữ học gia tăng lợi thế cạnh tranh khi tham gia thị trường lao động”, thầy Thuận cho hay.
Chia sẻ với phóng viên về cơ duyên lựa chọn ngành Lưu trữ học, em Trần Thị Phương Thảo - sinh viên K67 ngành Lưu trữ học, Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn cho biết: Trước khi theo học, em từng nghĩ đây chỉ là ngành gắn với công việc giấy tờ, hồ sơ, chủ yếu “cất giữ tài liệu trong kho”, mang tính ổn định nhưng khá khô khan và ít đổi mới. Em dung công việc của người làm lưu trữ chủ yếu xoay quanh việc sắp xếp, phân loại tài liệu và không có nhiều cơ hội phát triển đa dạng.
Tuy nhiên, sau một thời gian học tập, Thảo nhận thấy ngành học này hiện đại và thú vị hơn rất nhiều so với suy nghĩ ban đầu. Theo nữ sinh, đây không chỉ là ngành “giữ tài liệu” mà còn gắn với quản trị thông tin và dữ liệu - nguồn tài nguyên đặc biệt quan trọng trong thời đại số.
Điều khiến em ấn tượng nhất là mức độ ứng dụng công nghệ trong chương trình đào tạo. Sinh viên không chỉ được học các nghiệp vụ lưu trữ truyền thống mà còn tiếp cận với nhiều nội dung mới như số hóa tài liệu, quản lý dữ liệu, hệ thống thông tin hay chuyển đổi số trong công tác văn thư - lưu trữ.
Trên thực tế, ngành học này mang ý nghĩa lớn đối với xã hội khi người làm lưu trữ góp phần gìn giữ “ký ức” của tổ chức và quốc gia, từ hồ sơ hành chính, tài liệu lịch sử đến dữ liệu vận hành của các cơ quan, doanh nghiệp.
Đánh giá về chất lượng đào tạo tại Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn, Phương Thảo cho rằng nhà trường không chỉ chú trọng truyền đạt kiến thức mà còn hướng tới việc hình thành năng lực tư duy và khả năng phát triển lâu dài cho sinh viên. Theo nữ sinh, chương trình học được xây dựng bài bản, có tính hệ thống và định hướng rõ ràng, giúp người học không chỉ “biết” mà còn hiểu sâu và có khả năng vận dụng kiến thức trong nhiều bối cảnh khác nhau.
Đây cũng là yếu tố quan trọng giúp sinh viên thích ứng với sự thay đổi liên tục của thị trường lao động hiện nay.
Một trong những điểm để lại ấn tượng với Thảo là đội ngũ giảng viên giàu chuyên môn và tâm huyết với nghề. Theo trải nghiệm của em, nhiều giảng viên đồng thời tham gia nghiên cứu khoa học, thực hiện các đề tài chuyên sâu hoặc hợp tác với các cơ quan, tổ chức nên nội dung giảng dạy luôn được cập nhật và gắn với thực tiễn. Nhờ đó, sinh viên không cảm thấy việc học mang nặng tính hàn lâm mà có thể nhìn thấy rõ sự liên kết giữa kiến thức trên lớp với nhu cầu thực tế của xã hội.
Ngoài hoạt động học tập trên lớp, nhà trường còn tạo điều kiện để sinh viên tham gia nhiều hoạt động học thuật và ngoại khóa như hội thảo, tọa đàm chuyên đề hay các chương trình liên ngành. “Những hoạt động này giúp sinh viên mở rộng góc nhìn, tăng khả năng kết nối và từng bước hoàn thiện kỹ năng, định hướng nghề nghiệp cho bản thân”, Thảo chia sẻ.
 |
| Sinh viên ngành Lưu trữ học thực hành về kỹ năng và công cụ truyền thông trong lưu trữ |
Từ môi trường học thuật đến cơ hội nghề nghiệp đa dạng của sinh viên Lưu trữ học
Trong bối cảnh dữ liệu số phát triển mạnh mẽ, công tác lưu trữ tài liệu điện tử và quản trị dữ liệu ngày càng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Quá trình chuyển đổi số, số hóa hồ sơ, tài liệu đang mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp mới cho sinh viên Lưu trữ học.
PGS.TS Đào Đức Thuận nhận định, trong thế kỷ 21, dữ liệu có thể được xem như “dầu mỏ” của thời đại số. Tuy nhiên, dữ liệu chỉ thực sự có giá trị khi được tổ chức, lưu trữ an toàn và khai thác hiệu quả. Đây cũng chính là cơ hội phát triển mới đối với lĩnh vực lưu trữ và các cơ sở đào tạo ngành Lưu trữ học.
Hiện nay, nhiều cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp có nhu cầu lớn về nguồn nhân lực có khả năng quản trị, vận hành hệ thống thông tin và lưu trữ số. Cơ hội việc làm của sinh viên ngành Lưu trữ học vì thế không chỉ giới hạn trong các trung tâm lưu trữ truyền thống mà còn mở rộng sang nhiều vị trí mới như chuyên viên phân tích dữ liệu số, quản trị hệ thống hay tư vấn chuyển đổi số cho doanh nghiệp.
Với chương trình đào tạo chú trọng kỹ năng số và khả năng quản trị thông tin hiện đại, sinh viên sau khi tốt nghiệp có thể tự tin đáp ứng yêu cầu của thị trường lao động.
Cũng theo thầy Thuận, dù không phải ngành học “ồn ào”, nhưng Lưu trữ học lại giữ vai trò như “xương sống” của quản trị quốc gia và nghiên cứu lịch sử. Nếu không có hệ thống lưu trữ bài bản, nhiều quyết định quản lý sẽ thiếu cơ sở pháp lý, còn lịch sử có thể chỉ còn lại những mảnh ký ức rời rạc, thiếu độ tin cậy.
Để giúp ngành học trở nên gần gũi và hấp dẫn hơn với người học, Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn đang định hướng phát triển Lưu trữ học theo hướng Nhân văn số (Digital Humanities). Theo đó, nhà trường mong muốn giúp thí sinh hiểu rằng học Lưu trữ không chỉ gắn với tài liệu, hồ sơ mà còn là cơ hội tiếp cận công nghệ, quản trị dữ liệu và phát huy giá trị của di sản tư liệu trong việc bảo tồn bản sắc văn hóa dân tộc.
Đồng thời, nhà trường cũng đẩy mạnh các hoạt động ngoại khóa, câu lạc bộ và dự án trải nghiệm nhằm giúp sinh viên hiểu rõ hơn giá trị của ngành học đối với nhiều lĩnh vực trong đời sống xã hội.
 |
| Bên cạnh hoạt động đào tạo, nhà trường tích cực tạo cơ hội cho người học tham dự các hội thảo, tọa đàm |
Từ góc nhìn của người học, em Trần Thị Phương Thảo đánh giá môi trường tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn là môi trường học tập có chiều sâu và định hướng học thuật rõ ràng.
Theo em, sinh viên không chỉ được tiếp cận kiến thức chuyên ngành một cách hệ thống mà còn được khuyến khích đào sâu vấn đề, đặt câu hỏi và phát triển tư duy nghiên cứu ngay trong quá trình học. Nhờ đó, việc học không đơn thuần dừng ở tiếp nhận thông tin mà trở thành quá trình chủ động khám phá và hiểu bản chất của ngành học.
Bên cạnh đó, các hoạt động học thuật trong khoa diễn ra khá đa dạng, từ seminar, thảo luận chuyên đề đến tham gia các đề tài nghiên cứu khoa học. Qua đó, sinh viên có cơ hội rèn luyện kỹ năng phân tích, tổng hợp, trình bày vấn đề một cách logic và tiếp cận phương pháp nghiên cứu khoa học – những kỹ năng cần thiết không chỉ trong học tập mà còn trong môi trường làm việc sau này.
Với hoạt động thực hành, sinh viên được tiếp cận các hoạt động chuyên môn như chỉnh lý tài liệu, số hóa hồ sơ, quản lý dữ liệu hay vận hành hệ thống lưu trữ thông qua các buổi trải nghiệm thực tế do khoa tổ chức. Ngoài ra, Khoa cũng tạo điều kiện để sinh viên tham gia kiến tập, thực tập và tiếp cận môi trường làm việc chuyên nghiệp ngay từ sớm. Những trải nghiệm thực tế không chỉ giúp củng cố kiến thức chuyên môn mà còn hỗ trợ sinh viên phát triển kỹ năng nghề nghiệp, khả năng thích nghi và định hướng rõ hơn cho con đường phát triển của bản thân.
Chia sẻ về định hướng sau khi tốt nghiệp, Thảo cho biết mong muốn theo đuổi công việc trong lĩnh vực Hành chính - Nhân sự hoặc Hành chính - Pháp chế, những vị trí đòi hỏi khả năng quản lý thông tin và vận hành quy trình một cách chính xác, khoa học.
Nữ sinh cho biết, Lưu trữ học đã giúp em xây dựng nền tảng vững chắc về tổ chức và quản lý thông tin, từ phân loại, lưu trữ hồ sơ truyền thống đến xử lý dữ liệu số hóa. Đây đều là những kỹ năng cần thiết trong môi trường hành chính hiện đại, nơi tính chính xác, minh bạch và khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng luôn được đề cao.
Nguồn: Tạp chí Giáo dục Việt Nam
