Giám đốc ĐHQGHN Phùng Xuân Nhạ chủ trì Hội nghị. Tham dự Hội nghị có đồng chí Nguyễn Quốc Việt - Vụ trưởng Vụ Văn thư Hành chính, Văn phòng Chính phủ; đồng chí Nguyễn Kim Sơn, Phó Giám đốc ĐHQGHN; các đồng chí lãnh đạo Văn phòng, Trưởng Ban chức năng, đại diện lãnh đạo các đơn vị thành viên và trực thuộc ĐHQGHN và đaị biểu, cán bộ lãnh đạo các phòng chức năng thuộc Văn phòng ĐHQGHN và các đơn vị thành viên, trực thuộc.
Đồng chí Đinh Văn Toàn - Chánh Văn phòng ĐHQGHN trình bày báo cáo công tác văn phòng năm 2013, trong đó nhấn mạnh công tác văn phòng ở ĐHQGHN đã có nhiều tiến bộ và chuyển biến rõ rệt, thể hiện trên nhiều mặt như: cảnh quan, môi trường làm việc và quy trình xử lý công việc được cải thiện tại Cơ quan ĐHQGHN và các đơn vị; công tác quản lý văn thư dần theo hướng chuyên nghiệp; lưu trữ, số hóa tài liệu đã đi vào nền nếp tại Cơ quan ĐHQGHN và bước đầu được chú trọng ở các đơn vị. Đặc biệt, công tác tin học hóa, hiện đại hóa hành chính và các giải pháp cải cách hành chính bắt đầu được triển khai đồng bộ trong toàn ĐHQGHN; công tác thư ký, giúp việc lãnh đạo và tham mưu tổng hợp được quan tâm. Vai trò tham mưu, đầu mối trong quản trị, phát triển thương hiệu và tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của ĐHQGHN đã được thực hiện có kết quả tốt thông qua đầu mối chuyên trách là Phòng Thông tin và Quản trị Thương hiệu thuộc Văn phòng ĐHQGHN (được thành lập vào tháng 9/2013).
Đồng chí Đinh Văn Toàn nêu rõ, trong năm 2014, các đơn vị trong ĐHQGHN sẽ tiếp tục đẩy mạnh tin học hóa và ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng, trong đó đưa hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNU e-office vào hoạt động ổn định; tăng cường sự gắn kết, phối hợp trong công tác giữa bộ phận văn phòng và các bộ phận chức năng trong đơn vị, giữa các đơn vị với khối Cơ quan ĐHQGHN, trong năm 2014 hội nghị giao ban công tác theo chủ đề sẽ được tổ chức vào cuối mỗi quý và được các Trường Đại học thành viên luân phiên đăng cai tổ chức; tiếp tục củng cố mạng lưới tổ chức, gắn kết hoạt động giữa Văn phòng ĐHQGHN với Văn phòng Chính phủ và Văn phòng các Bộ, ngành liên quan, Cổng Thông tin Điện tử Chính phủ và các đối tác để chia sẻ thông tin, thống nhất trong thực hiện công tác và tăng cường phối hợp hiệu quả giữa ĐHQGHN với các bộ, ngành trung ương.
Phát biểu chỉ đạo tại Hội nghị, Giám đốc ĐHQGHN Phùng Xuân Nhạ ghi nhận và biểu dương những kết quả đáng khích lệ trong công tác văn phòng năm 2013. Giám đốc Phùng Xuân Nhạ nhấn mạnh, để thực hiện tốt hơn nữa công tác văn phòng, cần nhận thức rõ 3 quan điểm chỉ đạo. Thứ nhất là quan điểm phục vụ, trong đó chất lượng là yếu tố quyết định và được biểu hiện thông qua chỉ số hài lòng của người thụ hưởng. Thứ hai là quan điểm trách nhiệm cao, chủ động đề xuất, phản biện trong công tác tham mưu, giúp việc của đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng. Thứ ba là quan điểm kết nối cả trong và ngoài ĐHQGHN thông qua nhiều hình thức khác nhau để hình thành nên “cộng đồng văn phòng”.
Giám đốc ĐHQGHN yêu cầu: trong năm tới, cần tổ chức các hoạt động giao lưu, chia sẻ nhằm tăng cường hiểu biết cũng như tạo sự đồng lòng, nhất trí cao trong công tác văn phòng toàn ĐHQGHN. Tạo sự đồng thuận, quyết tâm để thống nhất triển khai sử dụng hiệu quả phần mềm Quản lý văn bản và điều hành VNU e-office tới từng cán bộ, viên chức của đơn vị. Về công tác thống kê, báo cáo, cần xây dựng được hệ thống mẫu biểu bao gồm các chỉ số, chỉ tiêu trọng tâm năm học của ĐHQGHN, phù hợp và phản ánh trung thực tình hình hoạt động của đơn vị để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành. Ngoài ra, cần tạo dựng được thương hiệu, giá trị riêng trong công tác hành chính, văn phòng của ĐHQGHN, thể hiện được nét đặc trưng riêng của môt đơn vị khoa học và đào tạo hàng đầu cả nước. Về tổ chức cán bộ, cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng trong toàn ĐHQGHN; có chế độ chính sách, đãi ngộ xứng đáng.
Phát biểu tại Hội nghị, đồng chí Nguyễn Quốc Việt cho rằng chủ trương và cách làm của ĐHQGHN rất phù hợp với chủ trương chung của Chính phủ về cải cách thể chế, cải cách hành chính và đào tạo nguồn nhân lực. Để thực hiện thành công chương trình cải cách hành chính cần sự quyết tâm của những người đứng đầu đơn vị. Đồng chí Nguyễn Quốc Việt chia sẻ, đối với phần mềm VNU e-office, ĐHQGHN cần có lộ trình thực hiện cụ thể và ban hành những văn bản, mẫu biểu hướng dẫn như quy trình tiếp nhận, quản lý, xử lý, lưu trữ văn bản để đảm bảo các tiêu chí thông tin kịp thời, chính xác, bảo mật. Văn phòng Chính phủ sẵn sàng trao đổi, giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm thực hiện công tác về tin học hóa và ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành và nghiệp vụ công tác văn phòng, tiếp tục đưa quan hệ hợp tác hai bên ngày càng phát triển.
