Trải qua một quá trình phát triển, đến năm 2002, Trung tâm thiết kế, xây dựng hoàn chỉnh trang web và đưa vào sử dụng. Trang Web cung cấp thông tin khá chi tiết về bộ máy tổ chức, chức năng nhiệm vụ và mục lục trực tuyến OPAC. Kể từ khi được đưa vào sử dụng cho đến nay, trang Web đã làm cho hoạt động thông tin thư viện trở nên sinh động hơn và làm thay đổi cách thức phục vụ, đồng thời đóng góp một phần không nhỏ trong việc giới thiệu thông tin về Trung tâm với bạn bè trong và ngoài nước.
1. Thực trạng trang web của Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN
1.1 Nội dung Website của Trung tâm
Trang web của Trung tâm có địa chỉ: http://www.lic.vnu.edu.vn
Website bao gồm các đề mục:
- Giới thiệu (About us): thông tin về tên gọi, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ, tiềm lực, quan hệ quốc tế.
- Bản tin điện tử (E new): do Trung tâm xuất bản hàng tháng, bạn đọc có thể tìm đọc số mới xuất bản hoặc các số đã xuất bản trước.
- Tra cứu (Search): tra cứu trực tuyến (OPAC - Online Public Access Catalog) cho phép bạn đọc thực hiện các yêu cầu tìm kiếm theo loại hình tài liệu, nhan đề, tác giả, số phân loại, từ khóa…Kết quả tra cứu được hiển thị chính xác các yêu cầu tìm ở dạng một biểu ghi thư mục hoàn chỉnh với đầy đủ các yếu tố mô tả như tiêu đề, tác giả, thông tin xuất bản, ký hiệu xếp giá, ký hiệu phân loại, từ khóa…Không chỉ cho phép người dùng thực hiện việc tìm kiếm thông qua nhan đề tài liệu, tác giả, từ khóa, OPAC còn có thể kết hợp các lĩnh vực và mở rộng yêu cầu tìm nhằm tìm đến tài liệu chính xác hơn.
- Góp ý (Contact us)
Hiện nay, trang web được kết nối với các CSDL:
v Các CSDL thư mục do Trung tâm xây dựng:
- CSDL Sách:
· 120.000 biểu ghi
- CSDL Tạp chí: 2145 biểu ghi
- CSDL luận văn - luận án: Bao gồm các luận án Tiến sĩ, luận văn Thạc sĩ đã được bảo vệ thành công tại ĐHQGHN.
- CSDL hoạt động khoa học 50 năm ĐHQGHN: Gồm 16.000 biểu ghi các công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ ĐHQGHN.
- CSDL bài trích tạp chí của ĐHQGHN: hiện nay đã xây dựng được gần 1000 biểu ghi có tóm tắt các bài
- đăng trên tạp chí khoa học của ĐHQGHN.
- CSDL trên CD-ROM với hàng triệu biểu ghi thư mục, abstract và hàng chục nghìn bản fulltext về các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học xã hội - nhân văn, khoa học ứng dụng và công nghệ, giáo dục, sinh học, kinh tế.
v Các CSDL trực tuyến (online):
- 8 CSDL thư mục về sinh học, năng lượng, điện tử, tin học (gần 1.000.000 biểu ghi);
- 01 CSDL Wilson OmniFile (trên Intranet) gồm 1.299 tạp chí về các lĩnh vực khoa học xã hội - nhân văn, khoa học tự nhiên, công nghệ, kinh tế;
- 6 CSDL trực tuyến dưới dạng toàn văn về các lĩnh vực KHTN, KHXH & NV, Toán học, Điện tử viễn thông, Công nghệ thông tin (Ebsco, Blackwell-Synergy, Siamfulltext Journal, Project Euclid, ACM và IEEE).
Theo thống kê, hàng năm số người truy cập vào trang web ngày một tăng, mỗi ngày có khoảng gần 1000 người truy cập.
1.2 Nhận xét về trang web của Trung tâm
Ưu điểm:
- Thiết kế đồ hoạ đẹp: là trang Web tĩnh nên được trình bày khá ấn tượng, màu sắc đẹp, trang nhã.
- Tốc độ truy cập nhanh: vì không mất thời gian trong việc truy vấn cơ sở dữ liệu như các trang web động.
- Chi phí đầu tư thấp: Chi phí xây dựng thấp vì không phải xây dựng các cơ sở dữ liệu, chi phí yêu cầu hệ điều hành tương thích.
Nhược điểm:
- Khó khăn trong việc thay đổi và cập nhật thông tin: vì muốn thay đổi và cập nhật nội dung thông tin của trang web, cán bộ quản trị mạng phải biết về kỹ thuật chuyên ngành CNTT như ngôn ngữ html, sử dụng các chương trình thiết kế đồ hoạ và thiết kế web cũng như các chương trình cập nhật file lên server.
- Thông tin không có tính linh hoạt, không thân thiện với người dùng do nội dung trên trang web được thiết kế cố định nên khi nhu cầu về thông tin của người truy cập tăng cao thì thông tin trên trang web của Trung tâm (website tĩnh) sẽ không đáp ứng được.
- Khó tích hợp, nâng cấp, mở rộng và khi muốn mở rộng, nâng cấp hầu như là phải làm mới lại website.
- Là trang web tĩnh trên nền Windows, nên phần nào chưa đáp ứng được hết các tiêu chí phục vụ thông tin của Trung tâm.
2. Một số đề xuất tiến tới xây dựng cổng thông tin cho Trung tâm
Là một trong những trung tâm thông tin - thư viện đại học lớn nhất nước, nguồn lực thông tin phong phú, đa dạng, nên nhu cầu xây dựng một trang web động, tiến tới phát triển website trở thành một cổng thông tin của Trung tâm là thiết thực và mang tính chiến lược lâu dài. Với web động, thông tin hiển thị được gọi ra từ một cơ sở dữ liệu khi người dùng truy vấn tới một trang web, đáp ứng được việc đưa ra nhiều CSDL, phục vụ cán bộ, sinh viên một cách nhanh chóng, chính xác. Và thực tế thì những website thường xuyên được cập nhật sẽ thu hút nhiều bạn đọc tới thăm hơn những website ít có sự thay đổi về thông tin.
Về mặt kỹ thuật Web động có tính tương tác với người sử dụng cao, đồng thời giúp cho cán bộ làm công tác quản trị mạng dễ dàng thay đổi nội dung và điều hành website thông qua các phần mềm hỗ trợ mà không nhất thiết cần phải có kiến thức nhất định về ngôn ngữ html, lập trình web.
2.1 Khái niệm về cổng thông tin (Potal)
Từ khoảng giữa năm 2003 xuất hiện nhiều tin tức về các "cổng giao tiếp điện tử" - hay các Portal - trên các phương tiện thông tin đại chúng ở nước ta, như cổng giao tiếp điện tử Hà Nội (Hanoi Portal - HNP); Mạng thông tin tích hợp trên internet của TP. HCM (Hochiminh City Web); Cổng TMĐT Vnemart của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI); Cổng Thông tin Quốc gia Việt Nam - VNCG v.v... Vậy là sau LAN, WAN, Web…, "Portal" đang trở thành mối quan tâm và hơn thế nữa, thành một hạng mục đầu tư của các cơ quan nhà nước, các công ty và đặc biệt là hệ thống các cơ quan thông tin - thư viện.
Cổng thông tin (cổng giao dịch điện tử)là điểm truy cập tập trung và duy nhất, tích hợp các kênh thông tin, các dịch vụ và ứng dụng, phân phối tới người sử dụng thông qua một phương thức thống nhất và đơn giản trên nền tảng Web.
Cổng thông tin có những tính năng sau:
- Tích hợp và liên kết nhiều loại thông tin (Content aggregation): cho phép xây dựng nội dung thông tin từ nhiều nguồn khác nhau cho nhiều đối tượng sử dụng. Sự khác biệt giữa các nội dung thông tin sẽ được xác định qua các ngữ cảnh hoạt động của người dùng (user-specific context), ví dụ như đối với từng đối tượng sử dụng sau khi thông qua quá trình xác thực thì sẽ được cung cấp các thông tin khác nhau, hoặc nội dung thông tin sẽ được cung cấp khác nhau trong quá trình cá nhân hoá thông tin.
- Xuất bản thông tin (Content syndication): thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, cung cấp cho người dùng thông qua các phương pháp hoặc giao thức (protocol) một cách thích hợp. Có khả năng xuất bản thông tin với các định dạng đã được quy chuẩn, như RDF (Resource Description Format), RSS (Rich Site Summary), NITF (News Industry Text Format) và NewsXML, cho phép đưa ra giải pháp nhanh nhất để khai thác và sử dụng thông tin trên các Web site khác nhau thông qua quá trình thu thập và bóc tách thông tin với các định dạng đã được quy chuẩn.
- Hỗ trợ nhiều môi trường hiển thị thông tin (Multidevice support): cho phép hiển thị cùng một nội dung thông tin trên nhiều loại thiết bị khác nhau như: màn hình máy tính (PC), thiết bị di động (Mobile phone, Wireless phone, PDA), sử dụng để in hay cho bản fax…. một cách tự động.
- Quản trị portal (Portal administration): xác định cách thức hiển thị thông tin cho người dùng cuối, với tính năng này, người quản trị phải định nghĩa được các thành phần thông tin, các kênh tương tác với người sử dụng cuối, định nghĩa nhóm người dùng cùng với các quyền truy cập và sử dụng thông tin khác nhau.
- Quản trị người dùng (Portal user management): cung cấp các khả năng quản trị người dùng. Tại đây, người sử dụng có thể tự đăng ký trở thành thành viên tại một cổng thông tin công cộng hoặc được người quản trị tạo lập và gán quyền sử dụng tương ứng đối với các nhóm người dùng. Mặt khác, tuỳ vào từng kiểu portal mà số lượng thành viên có thể từ vài nghìn tới hàng triệu. Hiện tại phương pháp phân quyền sử dụng dựa trên vai trò (Role-based security) được sử dụng như một tiêu chuẩn trong các hoạt động xác định quyền truy cập và cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau trong các portal cũng như các ứng dụng Web.
2.2 Những đề xuất để xây dựng và phát triển cổng thông tin (Portal) của Trung tâm
Phải khẳng định rằng xây dựng cổng thông tin cho Trung tâm là yêu cầu thiết yếu với mục đích phát huy hết nguồn lực thông tin to lớn, phong phú, đa dạng, đặc biệt là các nguồn tin online đáp ứng nhu cầu thông tin cho cán bộ và sinh viên ĐHQGHN.
Khi xây dựng Cổng thông tin cho Trung tâm bao gồm các phân hệ:
a, Phân hệ quản lý yêu cầu của bạn đọc (Issues Management)
- Tạo các form tự động nhận yêu cầu, ý kiến và các bài viết trực tiếp của độc giả
- Lưu trữ và quản lý các yêu cầu từ bạn đọc một cách tập trung khoa học
- Soạn mẫu e-mail cám ơn đã đăng ký ý cầu để tự động trả lời
b, Phân hệ phân quyền đọc nội dung đến từng bài
- Đặt quyền hạn chế users đọc tin ở các nhóm chủ đề, bài viết dùng khi cung cấp các dịch vụ thông tin
- Kiểm tra quyền đọc (theo user và password) với users
c, Phân hệ bản tin điện tử tự động (News Letter management)
- Điểm tin ngày
- Điểm tin theo chủ đề
- Bản tin hoạt động của Web site
- Bản tin điện tử xuất bản hàng tháng
d, Phân hệ tham khảo trực tuyến (Chat reference)
Mỗi độc giả khi đăng nhập vào cổng thông tin của trung tâm, ngoài việc truy cập vào các CSDL trực tuyến sẽ có một màn hình riêng bao gồm những dịch vụ cá nhân như email, lịch công tác tự xây dựng.
Về mặt công nghệ, khi xây dựng cổng thông tin cho Trung tâm cần có các tính năng sau:
- Giao diện web
- Tích hợp được thông tin từ các nguồn dữ liệu bên ngoài, như từ các ứng dụng có sẵn hoặc các website khác dựa trên chuẩn trao đổi thông tin.
- Có công cụ tìm kiếm mạnh.
- Có các tính năng quản trị nội dung (contents management) mạnh.
- Có khả năng tùy biến, cá nhân hoá cho từng người dùng hoặc từng lớp đối tượng người dùng.
- Khả năng quản lý và khai thác một khối lượng thông tin lớn từ hàng triệu đến hàng trăm triệu trang văn bản.
- Tính năng đa ngữ với mục đích phục vụ cán bộ và sinh viên nước ngoài.
- Đăng nhập một cửa (single sign-on).
Tóm lại, xây dựng cổng thông tin là quá trình rất phức tạp và đòi hỏi đầu tư lâu dài. Nhìn chung, phải chia thành nhiều bước khi xây dựng Portal: lập kế hoạch, thực hiện thí điểm, đánh giá, điều chỉnh, duy trì, phát triển và mở rộng...
Kết luận
Website của Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN ra đời được hơn 5 năm, đã thực sự là một công cụ giúp người dùng tin trong và ngoài ĐHQGHN khai thác nguồn thông tin của Trung tâm. Tuy nhiên trước yêu cầu mới, website đã trở nên lạc hậu về công nghệ và nội dung chưa được phong phú. Cần phải có một sự thay đổi cơ bản công cụ hữu hiệu này.
Cổng thông tin (Portal) là một bước tiến hóa của website truyền thống. Nó ra đời để giải quyết những vấn đề mà website truyền thống gặp phải. Vì vậy, xây dựng cổng thông tin cho Trung tâm là cần thiết, cũng là thực hiện tốt hơn nữa nhiệm vụ phục vụ người dùng tin.
